Гайд з особистої ефективності

  • 29 ноября, 16:00
  • 4285
  • 0

Автор: Вероніка Косяк

Time management, розклад …. Давай чесно, скільки разів ми обіцяли собі, що все, ось починаючи з сьогодняшного дня, я зроблю розклад, почну записувати, робити списки того, що потрібно зробити, клеїти стікери, і ще купу всього… Але в результаті, добре, якщо ми робили це хоч один день. Знайомо? Якщо так, влаштовуйся зручніше та давай розбиратися, що ж ми робимо не так.

З особистого досвіду скажу, розклад ще кудись не йшло, але тайм-менеджмент - це моє слабке місце. Скільки б я не купувала блокнотів чи не завантажувала різних додатків – результат був один. Я намагалася записувати, але зрештою виявилося, що у мене просто не вистачає часу на те, щоб щось ще й записати. Або інтерфейс програми або застосунку мене не влаштовував і взагалі це занадто складно.

Time management – це про що?

Ну, звичайно ж, я знаю, це не твоє і для тебе це не працює. Знаємо, чули. Але може, ти трохи неправильно розумієш, що це? Time-management це не про програму, яка все зробить за тебе, не про покарання за невиконання твого плану і це явно не про гарний блокнот. Це про раціональне управління своїм часом як ресурсом. Це про визначення та досягнення цілей. І це про визначення яка ти людина і що тобі підходить. Що? Давайте детальніше розглянемо нижче.


Початок

З чого почати? Визначся! Скільки ти готовий часу приділяти роботі? А скільки відпочинку? Що ти хочеш чи потрібно ще – сім'я, мови, спорт, обов'язки по дому, психолог, водіння? Твоя відправна точка – зараз. Подивися на своє життя зараз, що тебе не влаштовує? Напиши, ось прямо напиши всі свої сфери життя і чесно оціни кожну. Можеш для цього скористатися the wellness wheel або матрицею Радислава Гандапаса або ще щось інше, їх нині маса. Після цього в тебе буде чітка картина того, над чим тобі потрібно працювати.

Навіщо це все потрібно? Як казала Коко Шанель “Якщо ви хочете мати те, що ніколи не мали, вам доведеться робити те, що ніколи не робили”. Після складання матриці у тебе буде чітка картина того, над чим тобі потрібно працювати. Пам'ятай, час - це ресурс та можливість планувати свій день, робочі та особисті справи, ефективно, БЕЗ накладок 24/7 та вміння робити все, що задумано та хочеться.

Перші цілі

Знаючи свої слабкі сторони, ти можеш поставити свої перші цілі. Наприклад, сфера роботи, ти розумієш, що ти працюєш 24/7 і не пам'ятаєш коли востаннє виходив із друзями на пиво, на роботі результати такі собі та завдань ніби менше не стає, день ще не почався, а ти вже втомився. Значить у тебе проблеми із пріоритетами. Як їх розставити? Існує 2 варіанти, або ти починаєш день зі складних завдань, або з дрібних, поступово розганяючись. Вибирай підхід який ближче тобі, тут головне не забути, що якщо ти вибрав якийсь із них, то ти йому слідуєш і не міксуєш.

Формулювання

Це пастка для новачків, тут зазвичай люди впадають у крайнощі, або описують все надто детально, або дуже абстрактно. Описуй свої завдання так, щоб вони були зрозумілі та виконання (успішність чи ні) можна було легко виміряти. Наприклад, мета "Вивчити англійську" - це невдале формулювання. Чому? Вона дуже абстрактна і вона величезна. Як ти можеш виміряти успіх її виконання? А ось формулювання "Розібратися у випадках вживання Present Simple" - набагато краще і легко зрозуміло виконано чи ні. Тобто, великі цілі/завдання поділи на блоки, які реально закінчити.

Очікування

Ох, вже ці очікування. Будь реалістом, зробивши все вище сказане ще не означає, що все піде як по маслу. Тайм менеджмент це звичка, а ти сам знаєш, що для нових звичок потрібен час. Так от намагайся адекватно оцінювати кількість справ, які ти можеш зробити за день. Що я маю на увазі? Якщо в середньому ти можеш ефективно виконувати 3-4 завдання і раптом вирішив запланувати 8, то тобі буде складно впоратися з ними і якість виконання може кульгати. Плюс, залишай деякий проміжок часу, так би мовити буфер.

Ми всі різні

Різним людям підходить різне. Time management не є винятком. Якщо ти працююча мама, то ти розподіляєш свій час не так як IT розробник. Або якщо ти краще запам'ятовуєш візуально, то ти віддаси перевагу яскравому календарю замість простого списку справ. Тож подумай, хто ти? У тебе аналітичне чи критичне мислення? Ти прокрастинатор? Найкраще працюєш під тиском? Студент? CEO? Ну, ти вловив суть.


Чому це важливо? Тому що це допоможе знайти спосіб/додаток/програму (потрібне підкреслити), яка буде найбільш ефективною для тебе і яка допоможе твоїй продуктивності. Time management це про те, щоб вижати максимум з твого часу, але при цьому навчаючись працювати з обмеженням твого часу. Як правило, багато хто не вміє працювати з обмеженням свого часу, вони якщо сідають за роботу, то так щоб до знемоги. Наприклад, ти працюєш над стартапом і ти над ним працюєш з 10 до 15, з двома перервами по 15 хвилин. Все. Будь-яке відволікання чи перемикання між різними видами діяльності уповільнює роботу та робить її менш ефективною. В принципі, як і думка, що я зараз все зроблю одразу, а разом із цим зароблю нервовий зрив і ненавиджу свою роботу.


На що звернути увагу?

Ох сьогодні стільки всього є, що можна просто загубитися. Знову ж таки, немає поганих додатків, є те, що не підходить тобі і твоїм потребам.

  1.  Як не банально, Google Calendar. Різні справи можна позначити різним кольором, нагадування, можна ділитися, доступний як на ноуті, так і на телефоні.
  2. Google keep - у тій же категорії "банально", але може виявитися ефективною. Можна виділити різними кольорами різні категорії наклейок. Плюс, із будь-якого стікера можна зробити нагадування.
  3. Особиста дошка Trello - багатофункціональний додаток для управління невеликими проектами. Спочатку може виглядати складно, але виділили час і розберися.
  4. Todoist - таск-менеджер для організації життя та роботи. Вже не просто перелік завдань, а навіть трохи більше.
  5. Pomodoro focus timer - ця програма заснована на техніці, яка так і називається Помодоро. Вона не вчить тебе тайм менеджменту, а скоріше ставити та досягати цілі. Суть у тому, щоб виділяти відрізок часу на конкретне завдання та запускати таймер.
  6. Як казав 34 президент США Дуайт Ейзенхауер “Не всі термінові справи важливі і далеко не всі важливі справи — термінові”. Як ти здогадався у президента день розписаний похвилинно, саме тому варто звернути увагу на матрицю Ейзенхауера. Вона вважається одним з найбільш ефективних прийомів визначення пріоритетності справ. Її сенс полягає в оцінці конкретного завдання по параметрам важливості та терміновості і сортування списку справ за цим принципом. 

  1. Принцип Парето, правило 80/20

Вільфред Парето стверджує, що для багатьох справ 80% результатів спричинені 20% зусиль. Виходячи з цього, визнач 20% своїх завдань, які найбільш цінні для тебе та направ на них всі свої зусилля. Правда для цього треба буде навчитися казати “ні”, встановити межі та усунути справи або завдання, які на даному етапі не мають для тебе ніякої цінності.

Насправді, ефективних методик/застосунків/програм багато, треба просто визначитися, що підходить тобі. Як? Скоріш за все методом спроб та помилок, адже 100% є щось, що підходить саме тобі. Плюс, ніхто не відміняв комбінацію різних технік, порад та додатків. І найголовніше, не забувай про пріоритети! Не забувай тайм менеджмент це не тільки про роботу, але й про відпочинок.


0 комментариев
Сортировка:
Добавить комментарий