Технологии не стоят на месте и компании все чаще задумываются об автоматизации рутинных процессов. В IT-компаниях это особенно актуально, ведь они, как никто другой, находятся на гребне новых технологий. В любой компании, рано или поздно, возникает вопрос об автоматизации HR-процессов. Сам HR-специалист, к счастью, давно перестал восприниматься, как “кадровик-затейник”, который совмещает в себе рекрутера, event-менеджера и, непосредственно, HR-менеджера.

Такая смена отношения к HR, как явлению в целом, привлекла внимание к этой сфере. Оказалось, что давно есть потребность в модификации работы HR-специалистов.

Для лучшего понимания, давайте перечислим, чем занимается HR-менеджер в компании:

• проведение собеседований и адаптация новых сотрудников;
• создание плана развития для текущих сотрудников;
• назначение и проведение разных видов встреч (Probation, Adaptation, Welcome interview, 1:1);
• назначение и проведение Performance review (периодическая оценка эффективности работы сотрудников);
• проведение опросов лояльности и вовлеченности (eNPS, Q12) сотрудников;
• учет отсутствий сотрудников (отпуски, больничные, отгулы и пр.);
• создание и поддержание HR-бренда компании;
• поддержание корпоративной культуры.

Это лишь малый список обязанность HR-специалиста, который может меняться в зависимости от компании. Дополнительно HR может заниматься вопросами найма сотрудников, проведением корпоративных мероприятий и другими вещами.

Основная проблема сферы HR в том, что задач много, а специалистов в компаниях мало. Чем больше компания, тем больше времени у HR занимают простые рутинные задачи вроде утверждения отпусков. Таким образом, HR-менеджер стоит на распутье между двумя видами задач, которые нельзя отложить или перенести: рутинные и более объемные. И те, и те требуют времени и внимания, но заниматься ими одновременно в какой-то момент становится невозможно физически, а расширять HR-отдел бесконечно – тоже сомнительный вариант.

Решить вопрос помогает автоматизация рутинных повторяющихся процессов.

Как и что можно автоматизировать?

В первую очередь автоматизация касается повторяющихся простых действий, которые занимают много времени. Например, учет отсутствий. Что вы делаете, чтобы запросить в своей компании отпуск, отгул или работу из дома? Скорей всего, вы пишете HR-у, обсуждаете подробности и затем HR вносит данные в таблицу, которых у него примерно миллион. Чаще всего, отсутствие должен утвердить еще тимлид или другой руководитель, а потому процесс может затянуться.

Как тот же процесс будет выглядеть, если его автоматизировать? Сотрудник делает запрос, HR и тимлид (или другие ответственные лица) получают уведомления и могут утвердить запрос, отклонить его или перенести. Сотрудник получает уведомление о результатах запроса. Для HR-а все данные автоматически сохраняются в системе и не нужно бесконечно искать и сортировать таблицы с данными.

Кроме того, можно автоматизировать и оптимизировать:

• управление персоналом;
• адаптацию персонала;
• рекрутинговые процессы;
• составление и управление целями и результатами;
• документооборот;
• оценку и аттестацию персонала;
• мотивацию и удержание сотрудников.

Звучит немного нереально, но на рынке уже существует система, способная все это делать. Она называется Hurma System. Система была создана опытной IT-компанией для себя, потому она отлично подходит под IT-сектор и не только.

Немного истории

История создания Hurma System достаточно проста. Когда СЕО компании IT Svit – Владимир Федак – решил, что пришла пора автоматизировать процессы HR, на рынке не нашлось подходящей системы (что-то было нерентабельно, что-то не подходило по функционалу) и пришлось написать свою. Затем, на одной из HR-конференций оказалось, что IT Svit – не единственная компания с подобной проблемой и многие находятся в поиске удобной  системы автоматизации. Тогда появилась идея использовать систему не только для себя, но и продавать ее другим компаниям. Так, 7 сентября 2018 года система впервые увидела свет, а теперь у Hurma больше 200 клиентов из Украины, Казахстана и Беларуси. Система постоянно совершенствуется, опираясь на отзывы и пожелания клиентов, регулярно появляются новые функции и многое другое.

Как это работает?

Звучит хорошо, но как можно оптимизировать рекрутинг, мотивацию и постановку целей?

Hurma System обладает достаточно широким функционалом и включает в себя много модулей. Надо отметить, что все функции поставляются в системе по умолчанию и не нужно дополнительно докупать какие-то модули.

Итак, что может система?

Absence management. Это то, что мы уже успели упомянуть. Система позволяет удобно контролировать все отсутствия сотрудников. Автоматизация облегчает жизнь не только HR-ам, но и любому сотруднику, который хочет запросить отпуск, больничный или командировку.

Оптимизация всех видов митингов. Adaptation, Probation, Exit interview и прочие обязательные для HR-специалиста встречи можно автоматически проставить в системе на нужные даты и все участники митинга будут оповещены. Через этот же модуль автоматизируется процесс онбординга и обучения, так как легко создать цепочку митингов для ментора и ученика. Отдельно стоит упомянуть Performance review, которые можно оптимизировать через создание анкеты, которую сотрудник сможет пройти в удобное для себя время перед ревью.

Мониторинг настроения. Когда сотрудник заходит систему, на приветственном экране он может выбрать, в каком он сегодня (частоту опросов можно настроить) настроении и написать комментарий с отзывами, пожеланиями или замечаниями для HR. Проанализировав общий график настроения и комментарии от сотрудников, HR может принять решение о дальнейших действиях. Без системы очень сложно оперативно реагировать на проблемы коллег, ведь невозможно каждый день обходить все отделы, узнавая, кому чего не хватает и что нужно улучшить.

OKR – цели компании. Objectives and Key Results – это прозрачная система планирования и создания целей для компании и каждого сотрудника. Система позволяет сотруднику увидеть, к чему приведут его цели, как они связаны с глобальными целями компании и как его результаты могут влиять на результаты компании. Такой подход позволяет увидеть вклад каждого сотрудника, что повышает мотивацию, защищает от выгорания и дает возможность увидеть важность своей работы, а не чувствовать себя просто “винтиком большой системы”. Очень удобно, когда такой инструмент находится в том же месте, где хранится информация обо всех сотрудниках. Здесь же можно оценивать эффективность сотрудника и его целей, что пригодится, например, для Performance review.

Рекрутинг. В системе есть модуль рекрутинга, в котором можно автоматически парсить резюме, парсить страницу кандидата в LinkedIn, создавать вакансии и отправлять их прямо из системы на ресурсы поиска работы. Кроме того, вы легко можете перевести профиль из статуса “кандидат” в статус “сотрудник” всего в пару кликов, без заполнения дополнительных полей.

Еще в системе есть синхронизация с Google-календарем и чат-бот AI Partner. В календарь можно записывать все события, включая дни рождения сотрудников и их детей, годовщины работы и другие важные мероприятия. А бот повторяет практически весь функционал системы внутри вашего мессенджера.

Как видите, практически все рутинные HR-процессы автоматизированы в Hurma System. Систему очень легко внедрять в компанию, не нужно тратить на это никакого дополнительного времени, так как система реализована через модель Software-as-a-Service. Это означает, что после покупки вы получите персональные доступы для вашей компании и сможете пользоваться системой через любой десктопный или мобильный браузер, плюс чат-бот в мессенджере.

Подведем итог

Hurma System отлично адаптирована под украинский рынок, интерфейс доступен на трех языках: английский, украинский и русский, что очень удобно, потому что даже в IT-среде не все владеют английским на должном уровне. У системы интуитивно понятный интерфейс, все модули поставляются вместе, а значит, не нужно доплачивать за каждый отдельно. Система создана компанией, которая 14 лет специализируется на предоставлении IT-услуг и обеспечении безопасности пользователей, потому вы можете быть уверены не только в автоматизации ваших процессов, но и в защищенности ваших данных.

Автоматизируя свои HR-процессы вы экономите время и спасаете HR-отдел от выгорания. HR-менеджер, освобожденный от рутинных задач, может уделить куда больше времени и внимания развитию бренда работодателя и другим задачам, где нужно напрямую работать с человеческими ресурсами.

Как итог, вы не только используете самые новые инструменты в своей компании, но и повышаете эффективность работы всей команды.