Конференції стали не лише місцем обміну ідеями та методами застосування нових технологій, але і справжнім місцем конкуренції для стартапів. Тут ви маєте можливість привернути увагу інвесторів, знайти нових партнерів і зрозуміти, що відбувається в їхніх галузях. За даними Українського фонду стартапів, за 2023 рік 187 українських команд відвідали 19 найбільших світових технологічних подій по всьому світу.

В авторській колонці Ельвіра Жуковська, PR-Lead у Sigma Software Labs, зібрала поради від спеціалістів з організації технологічних заходів і постійних відвідувачів таких подій, які допоможуть максимально ефективно використати свій час і сили та не загубитись у вирі подій. Це перша частина, у якій викладені основи: чи потрібна участь у конференціях саме вам і чого очікувати від них.

Чому варто їздити на конференції

1. Знайомство з інвесторами. Конференції — ідеальне місце для зустрічі з потенційними інвесторами, які можуть вкластися у ваш стартап.
2. Нетворкінг. Ви можете зустріти людей із різних галузей і розширити свої контакти, що може відкрити нові можливості для вашого бізнесу.
3. Дослідження нових тенденцій. Конференції дозволяють дізнатися про новітні технології та ринкові тенденції, що допоможе вашому стартапу залишатися на передовій інновацій.
4. Вибудовування впізнаваності бренду. Виступ на конференції — це можливість підвищити обізнаність про ваш продукт або послугу та завоювати довіру у вашій галузі.
5. Навчання. Доповіді на конференціях, панельні дискусії та воркшопи можуть навчити вас нових стратегій і підходів, які допоможуть вашому стартапу розвиватися.

Які ризики можуть спіткати

1. Високі витрати. Відвідування конференцій може бути дорогим, особливо для невеликих стартапів з обмеженим бюджетом.
2. Висока конкуренція. Конференції часто збирають тисячі компаній, що ускладнює завдання виділитися з натовпу та привернути увагу інвесторів або партнерів.
3. Марна трата часу. Якщо ви не готові ефективно використовувати свій час на конференції та готуватися заздалегідь, це може стати марною тратою ресурсів.
4. Потенційна дезорієнтація. Занадто багато інформації та подій на конференціях можуть призвести до втрати фокусу
5. Невдалі контакти. Не всі контакти, які ви встановлюєте на конференції, можуть бути корисними або привести до результатів.

Але є і добрі новини. Цих ризиків можна уникнути, якщо дотримуватись одного простого секрету — підготовка.

Як підготуватись до конференції

Ми запитали Катерину Стефанович, Event Management Lead в Sigma Software, про те, як отримати максимальну цінність і не злити бюджети, які в стартапах і без цього обмежені.

Часто команди завершують підготовку до конференції на бронюванні квитків, віддаючи пріоритет підготовці pitch деку, розробці продукту. Як результат — відсутність фокуса, розпорошення на все одразу, невиправдані бюджети та в ліпшому випадку повернення додому з купою контактів, більшість із яких нерелевантні. Всередині ж конференцій сховано безліч можливостей і нюансів, які допоможуть досягти поставленої мети, про які всі точно знають, але забувають на етапі підготовки. Ось головні з них:

1. Мета: навіщо ви туди їдете? Ваша ціль — клієнти, нетворк, пошук інвестицій, дослідження конкурентів, хайринг або можливо ви просто хочете надихнутись трендами? Чітко сформулюйте відповідь на запитання і зосередьтеся на двох основних напрямах ваших активностей.
2. Підіть далі за вивчення стандартної адженди: дізнайтесь, які є треки, чи можлива участь зі стендом, чи плануються startup competitions, трансляція, менторські сесії, business matchmaking, хакатони.
3. Сплануйте side-івенти та ваш розклад: ймовірність знайти інвестора або клієнта на доповідях є, але більше шансів зробити це на закритих заходах, які проходять не в рамках головної події. Як показує практика, деякі організатори готові ділитись цими заходами прямо в себе на сайті, але якщо ні, то їх сміливо можна шукати в lu.ma, evenbrite, meetup.com або телеграм-групах, у яких часто публікуються зібрані таблиці зі сторонніми заходами, які нішеві та варті уваги.
4. Подайтеся як спікер: зазвичай за 4–6 місяців відкривається CFP (Call for Papers), куди ви можете подавати свою кандидатуру та теми. Шанс потрапити туди є, але рекомендуємо приділяти особливу увагу неймінгу та оригінальності теми, яка в ідеальному варіанті мусить відповідати темі конференції.
5. Руханка з елеваторного пітчу: почніть відпрацьовувати короткий, ясний і чіпкий опис вашого стартапу для знайомств і презентацій. Правила руханки прості: за два тижні до конференції виділяйте по 15 хвилин у день, де ви будете «продавати» свою ідею. Важливо знайти саме тих, хто не знає, чим ви займаєтеся та отримати чесний фідбек про те, що чіпляє, де відчувається невпевненість або де ви занадто складно розказуєте.
6. Розподіліть ролі: часто команди їдуть на конференції та мають спільний план на зустрічі. Чи можете ви розділитися та охопити більше можливостей? Думайте в цьому напрямі та відправляйте тих, кому це реально потрібно та хто вміє і буде готовий багато комунікувати.
7. Зустрічі не відбудуться, якщо їх не спланувати: часто учасників конференції можна знайти в мобільних застосунках від конференцій. Якщо ж такої можливості немає, використовуйте соціальні мережі та пошук за хештегом.
8. Вас пам’ятають тоді, коли ви виділяєтеся: це може бути елемент одягу, зачіска, аксесуар, щось незначне, але те, що захопить увагу людину та змусить її пам’ятати вас серед сотні інших. Це ж стосується і холодних розсилок, коли ви плануєте зустрічі перед івентом. Не пишіть стандартизовані меседжі, витратьте час на те, щоб ваше повідомлення зачепило людину зі 100 інших запрошень.
9. Дійте швидко та фоллоуапте зустрічі та нові зв’язки одразу: завжди працює надсилати ваше спільне селфі одразу в чат.
10. Майте QR code зі швидким доступом до ваших контактів та продукту: Linktree та Beacons — це чудовий варіант таких сервісів.
11. Підготуйте друковані матеріали: візитівки, інформаційні брошури та інші матеріали про ваш стартап, які ви зможете вручати потенційним партнерам чи інвесторам. Так-так, це все ще працює.
12. Не нехтуйте партнерськими пропозиціями по стендах: інколи є дуже гарні можливості, наприклад, на конференції Web Summit існує Startup Alley. Якщо ви проходите відбір, ви матимете можливість отримати стенд і 3 квитки за ціною одного.
13. Мінімізуйте виснаження, вам ще робити стартап: конференції — це непросто, адже, окрім експертності, ви платите емоційним ресурсом. Відсипайтеся, не забувайте пити, їсти та мати все необхідне для комфортного перебування, включаючи павербанк, записник і зручне взуття.

AI-інструменти для підготовки та участі в конференції

Легше і швидше орієнтуватися на конференції, якщо ви маєте помічників. За допомогою застосунків на основі AI ви можете запланувати зустріч, перекласти доповідь спікера або слідкувати за важливими новинами, які відбувають під час події. Ми зібрали декілька інструментів, які зроблять ваше перебування на конференції продуктивнішим:

1. Crystal: Допомагає аналізувати стиль комунікації учасників конференції та підготуватися до ефективного спілкування.
2. Covve: Допомагає підтримувати зв’язок із контактами, зробленими на конференції, та відстежувати нові можливості.
3. Feedly: Допомагає відстежувати новини та статті з вашої галузі перед конференцією.
4. Voicea: Записує ключові моменти та ідеї під час виступів на конференціях.
5. Whova: Допомагає організовувати розклад подій і спілкуватися з іншими учасниками.

У першій колонці ми розповіли вам, чому варто їздити на конференції, які AI-технології варто використовувати та детально розписали, які кроки потрібно зробити, аби підготуватись до конференції. Наступна частина розкриє теми збору лідів під час події та комунікацій із міжнародною спільнотою.