Нескінченні оптимізації, обов’язкові перевірки, рутинні звіти — страшенні вороги для будь-якого бізнесу. Ваша команда начебто працює до сьомого поту та «усе контролює», проте насправді ви просто марнуєте свій час. Розповідаємо, як оптимізувати 80% вашої роботи заради процесу та сконцентруватися на тих 20%, що приносять результат.

Чому ми прагнемо все контролювати?

Для того, щоб подолати ворога, треба перш за все подивитися в його очі. Потреба тримати всі процеси в компанії «на ручнику» не береться з порожнього місця — нею, як і багатьма помилками та нереалізованими ідеями, керують страхи.

«Я плачу гроші за роботу, а не байдикування»

Це дуже поширена думка серед тих керівників, які не до кінця розуміють, чим саме займаються їхні колеги. Коли команда постійно щось аналізує, невпинно штампує звіти, її лідер спокійний — співробітники дійсно зайняті справою, нащо ж завантажувати їх додатковими задачами? 

Або навпаки — якщо команда справді усе контролює, то можна накинути їм ще 5-10 задач. Проте керівник не зважає на те, що 80% часу команди втрачається на рутину та ілюзію тотального контролю, тож на «дорослі» задачі їм просто бракує часу. Саме це є причиною того, що бізнес розвивається дуже повільно.

1. По-перше, ми радимо усім керівникам розуміти, що саме роблять співробітники під час робочого дня — скільки часу та на що вони витрачають, яка кінцева ціль у цих процесів, як вони впливають на результат та як часто вони повторюються. Коли ви підсумуєте всі активності команди, які не приносять прибутку та повторюються принаймні тричі на тиждень, порахуйте, скільки вони коштують. Для цього поділіть ставку вашої команди на кількість робочих годин у місяці, а отриману суму помножте на кількість часу, втраченого на рутину, — швидше за все, ви будете неприємно здивовані результатом.
2. По-друге, поміркуйте та обговоріть з командою, які процеси вам варто оптимізувати та скільки корисного часу після цього вивільниться. Наразі існує багато недорогих або й зовсім безкоштовних сервісів та методик, які дозволяють економити час.
3. По-третє, якщо ваші робітники здатні лише знімати показники та робити звіти, вигідніше буде автоматизувати ці процеси, ніж щомісяця платити їм зарплату.

А для того, щоб команда не байдикувала, а дійсно працювала на результат, давайте їм завдання, які пов’язані з розвитком, масштабуванням та прибутком, а не з постійною оптимізацією та підбиттям підсумків.

«Я не хочу пропустити жодної деталі»

Керувати бізнесом та постійно перейматися через будь-яку дрібничку — це нормально. Адже ваш бізнес — ваше творіння й саме ви найбільше зацікавлені в його розвитку. Навіть ваші найвідданіші співробітники працюють не заради ідеї, а заради зарплатні та можливостей, які вони отримують від співпраці над вашим проєктом.

За бажанням контролювати кожну деталь та кожен крок своєї команди криється не тільки безмежна любов до свого проєкту, а ще й невміння делегувати. Окрім того, що спроба усе перевірити або зробити самотужки з’їдає багато вашого часу, така поведінка керівника не дає співробіникам змоги розвиватися.

Вихід із цієї ситуації лише один — автоматизація звітності та рутинних процесів. Проте перш за все важливо чітко визначити, для чого ви контролюєте кожен із показників проєкту. Скоротіть ваш щоденний та щомісячний звіт принаймні втричі — ви заощадите час на спробах усе контролювати та зможете досягти кращих результатів завдяки звільненому часу. Згодом зрозумієте, що більшість метрик, за якими ви женетеся, не впливають на результат настільки, щоб постійно приділяти їм час.

Як автоматизувати рутину?

Ми радимо витратити 1-2 години на налаштування певних сервісів — саме вони допоможуть вам заощадити набагато більше часу. Ми підготували 5 найефективніших сервісів та методик, які допоможуть вам витрачати робочий (а може, й особистий) час ефективно.

Пошта

Найпростіший спосіб заощаджувати час під час роботи з поштою — налаштувати спеціальні фільтри, які сортуватимуть листи та розподілятимуть їх у спеціальні папки. Таким чином у ваших «Вхідних» залишатимуться лише ті повідомлення, на які ви дійсно маєте відреагувати.

Ви можете створити фільтри та папки для найрізноманітніших потреб, наприклад:

1. системні повідомлення щодо роботи сервісів, які ви щодня використовуєте;
2. розсилки, які ви дійсно читаєте (від набридливих спам-листів «придбай слона — мультиварка у подарунок» краще відписатися назавжди);
3. звіти, які ви зможете читати, коли у вас буде на це час;
4. сповіщення з соцмереж, документів та робочих просторів.

Щодо розсилок варто поговорити детальніше. Є чудовий сервіс unroll.me — він сканує усі розсилки, які ви отримуєте, та дає вам можливість або відписатися від них, або згрупувати їх у невеликий дайджест. Ви можете самостійно встановити день та час, коли бажаєте отримати дайджест цікавих розсилок (наприклад, щоп’ятниці о 18:00).

Планування часу

Неможливо тримати в голові всі плани та задачі одночасно, особливо якщо ви власник бізнесу та постійно працюєте в потоці. Готові сперечатися, що ви маєте значно більше задач, аніж часу на їх виконання. Тому радимо обрати для себе та своєї команди сервіс, який допоможе планувати час, швидко ставити задачі, назначати для них відповідальних та контролювати процес виконання.

Один із найпростіших таких сервісів — Trello. Окрім того, що він безкоштовний, він працює за принципом канбану, а тому дуже зручний. Ви можете створити безліч різних робочих просторів (у Trello вони називаються дошками) та запросити до роботи колег, відповідальних за різні напрямки. Наприклад, якщо ви розробляєте продукт, можете створити окремі дошки для команди розробки, маркетологів, менеджерів з продажу та аналітиків. У самих дошках ви можете налаштувати скільки завгодно стовпчиків, у яких будуть розміщені задачі (кожен стовпчик означає етап роботи над завданням). 

За допомогою цього або аналогічного сервісу ви зможете буквально за кілька хвилин зрозуміти, як просувається робота над задачами.

Показники ефективності

Досить дивно у 2020 році рахувати прибуток та ефективність за допомогою калькулятора. На ринку існує безліч готових рішень для контролю ваших основних показників, найпоширеніші з яких — CRM. За допомогою цих систем ви можете контролювати процес продажів та відстежувати, скільки коштів вам приносять клієнти. Весь ваш відділ продажів буде як на долоні.

Можна використовувати ще простіший метод — після того, як ви визначилися з ключовими показниками, створіть таблицю в Excel або Google Spreadsheets та автоматизуйте підрахунок показників за допомогою формул. Ви витратите до двох годин на документацію, проте потім зможете економити набагато більше часу — показники рахуватимуться автоматично.

Регулярні задачі

Нічого не забуває та завжди працює за графіком лише робот. Людині ж властиво інколи забути зателефонувати постачальникові, проконтролювати роботу підлеглого або відзвітувати перед акціонерами самому. Проте подивитися меми або поспілкуватися з колегами у 52 чатах часу вистачає.

Існує один дуже ефективний спосіб, який перетворить месенджер на кишенькового секретаря — IFTTT. Це маленький сервіс, який виконує роль передавача інформації між двома каналами. Ми радимо з одного боку підключити до нього Google Calendar, а з іншого — приватний Telegram-канал, створений для вас або вашої команди.

Усі заходи та зустрічі, які ви додаватимете у канал, IFTTT запам’ятовуватиме, та буде висилати у ваш канал нагадування про них незадовго до їх початку. Під час налаштування сервісу вам необхідно буде вказати, за який саме час до початку подій вам необхідно нагадувати про них. Вся процедура налаштування займає не більше 30 хвилин, проте ви більше не будете перейматися, що забули щось зробити.

Контекстна реклама

Для того, щоб вашу компанію якомога швидше знаходили клієнти у пошукових мережах, радимо налаштувати рекламні кампанії за допомогою Google Ads. Ми вже писали, як це зробити швидко та якісно.

Проте налаштувань недостатньо — кампанії необхідно принаймні щотижня перевіряти та оптимізувати. Навіть спеціаліст із досвідом витрачає на це не менше однієї години.

Проте навіть у цій сфері є Netpeak Cluster — безкоштовний інструмент, який за допомогою алгоритмів перевіряє кампанії приблизно за дві хвилини та показує повний звіт щодо помилок і точок зростання у рекламі. 

Для реєстрації у сервісі потрібно мати акаунт в Google Ads та залишити свій email на сайті. Вам автоматично надійдуть логін та пароль, а після підключення вашого акаунту до сервісу ви зможете одразу ж провести аудит та перевірити: 

1. Наскільки правильно оформлені ваші оголошення, групи оголошень та кампанії.
2. Чи є в акаунті критичні помилки, які заважають отримувати прибуток.
3. Наскільки ефективні ваші оголошення та ключові слова.
4. Наскільки рентабельні ваші витрати на рекламу.