Онбординг — знакомство новичка с компанией. От того, каким будет первое впечатление, зависит будущее сотрудника на работе. После перехода EVO на удаленку, вопрос адаптации стал еще более актуальным.

Об основных принципах онбординга в EVO рассказывает Анна Федишин из People Team.

Помнить о смысле

Цель онбординга не в том, чтобы рассказать о всем на свете и перегрузить информацией, а помочь новичку адаптироваться.

Каждый новичок в EVO в первые дни получает путеводитель со всей необходимой информацией, которая разделена на важную и информативную. Так сотруднику удобнее работать с документом.

Важная: какими ресурсами пользуемся, как в них залогиниться, все о правилах удаленной работы в компании.

Информативная: как оформить отпуск, больничные, как пользоваться библиотекой.

Когда начался карантин, мы запустили документ «Мы тебя ждали!», в котором собраны все особенности и принципы работы в конкретной команде: структура команды и проекта, командная документация, кто наставник, к кому и по каким вопросам можно обращаться, какие хобби и особенности каждого в команде, командные чаты, ритуалы и традиции.

Корпоративная культура как часть онбординга

Недостаточно просто рассказать о процессах, ресурсах и документах для работы. Важно погрузить в культурную среду, рассказать, какими принципами она руководствуется, как у нас принято и почему именно так, чтобы все новички чувствовали причастность и важность происходящего.

Каждый новичок на протяжении первых трех месяцев посещает тематические встречи. Таких встреч девять, каждая по 45 минут. На них сотрудники из разных команд EVO на конкретных примерах из рабочей жизни рассказывают, как работают наши принципы: честность и открытость, клиент — команда — ты, обратная связь — это дар и другие.

Яркий пример честности и открытости — дайджест EVO. Это публичный файл для всех сотрудников компании, где честно говорят о победах, ошибках и планах. Контент готовят команды проектов, публикует сооснователь компании каждый месяц в главный Slack-канал компании.

Открытость

На всех этапах и во всем. Несколько примеров:

Описание вакансии и собеседование. Уже при первом интервью мы погружаем в самые важные аспекты жизни компании, рассказываем о проекте (специфика, способ монетизации, цели), вакансии (смысл роли, задачи), условия работы (заработная плата, какая и от чего зависит, какие и когда могут быть пересмотры, соцпакет, график работы), о том, каким будет рабочий день, какая команда (сколько человек, с кем взаимодействует, какие задачи выполняет), о традициях (тимбилдинги, стендапы).

Welcome-встречи. Тренер знакомит с EVO, погружает в миссию, визию, рассказывает о проектах компании.

Welcome-встречи для ИТ-специалистов. Погружаем в мир EVO ИТ, рассказываем новым специалистам о том, как мы работаем, как коллективно решаем задачи, где искать помощь.

Встречи с основателями EVO. Каждый новичок может задать любой вопрос собственникам. Например, о целях, планах компании, взлетах и падениях, о том, каким же будет новогодний корпоратив в 2021 году.

Подведение итогов адаптационного периода. Встреча лидера с новичком. Открыто спрашиваем об ожиданиях и реальности, что оправдалось, что нет, почему, как можно с этим работать. Даем обратную связь по итогам адаптации.

Главное в EVO — люди

С первых минут знакомства показываем важность нового сотрудника для компании. От звонка рекрутера до корпоративных подарков, подготовки техники, первой онлайн-встречи с командой и лидером.

Все эти этапы влияют на первое впечатление новичка и дают ему ответ на вопрос «Меня тут ждали?».

В EVO выстаиваем процессы онбординга незаметно для нового сотрудника:

1. Индивидуально под каждого новичка рекрутер готовит первое письмо по выходу, куда включает пошаговую информацию по оформлению, получению техники, паролей, установке и регистрации всех необходимых программ, информацию о welcome-встрече.
2. Перед выходом рекрутер с лидером создают документ «Мы тебя ждали!», в котором собирают все особенности и принципы работы в конкретной команде.
3. Планируем первую вводную онлайн-встречу новичка с лидером и командой.
4. Сразу же планируем встречу по окончанию адаптационного периода (длится до трех месяцев), как напоминание, чтобы подвести итоги первого периода в компании.

Это все очень важно, для того, чтобы на выходе новый сотрудник ощутил причастность к компании и ее заинтересованность в эффективном сотрудничестве.

Учитывать мнение новичка

Онбординг — это продукт для нового сотрудника, поэтому важно учитывать его мнение. С недавних пор мы начали проводить исследования и регулярные встречи 1 on 1 (встреча рекрутера с новичком на первой или второй неделе работы), чтобы изучить его путь, и уже на основе этих данных выстраивать или дорабатывать текущий процесс.

Что уже удалось изменить:

1. Сократить время оформления наполовину, за счет предварительной отправки новичком личной информации через форму.
2. Организовать процесс доставки офисной мебели в случае, если новичку нужно организовать рабочее место дома.
3. Сократить время welcome-встречи наполовину. Открытый фидбек новичков дал возможность выделить самую важную информацию.
4. Собрать всю важную информацию для новичка в одном месте — в документе «Мы тебя ждали!».