29 листопада відбувся PR communITy івент, де обговорювалася тема: «Розкрийте потенціал івентів: як розробити Tech-івент, що принесе результат». З огляду на стрімкий розвиток технологій та зростання конкуренції, ефективність івент-стратегій стає ключовою для підвищення обізнаності та розширення бренду.

Спікеркою заходу стала — Катерина Стефанович, досвідчений Event Manager Lead у Sigma Software, яка:

▪ 5 років займається івент-менеджментом та PR-проєктами;

▪ організувала понад 150 подій.

Цей захід не лише надав конкретних порад щодо розробки технологічних івентів, але також вписався в сучасний контекст, беручи участь в проєкті «IT Cluster in the Cloud» за підтримки Програми USAID «Конкурентоспроможна економіка України». Зокрема, він спрямований на допомогу компаніям, які частково релокують свої команди через геополітичні виклики. Такий захід не лише сприяє вдосконаленню організації подій, а й допомагає компаніям адаптуватися до сучасних економічних та геополітичних реалій.

«Заходи — це один лише із каналів комунікації з вашою цільовою аудиторією. Прямий, зрозумілий і  не завжди вам потрібний,» — зауважила Катерина Стефанович.

Складаємо чеклісти: прописуємо найменші деталі, фіксуємо хвилинки

Одним із ключових етапів успішної організації будь-якої події є створення ретельних чеклістів. Завдяки цьому інструменту ви зможете систематизувати всі етапи підготовки, а також врахувати й найменші, але важливі деталі, що гарантує бездоганний перебіг заходу.

Чітко розподіляємо усі можливі ролі

Однією з важливих складових ефективної організації подій є чітке визначення ролей у команді. Прописавши всі можливі обов'язки та визначивши, хто відповідає за яку область, ви створите ефективну робочу динаміку та зможете уникнути непорозумінь в процесі підготовки та проведення заходу.

Експериментуємо з форматами

«Комфорт та зрозумілість — найбільший ворог прогресу,» — з акцентувала Катерина.

У світі подій важливо не боятися виходити за межі стандартних підходів. Експерементуйте з форматами, надихайтеся новаторськими ідеями та відхиляйтеся від традиційного, щоб здивувати та привернути увагу аудиторії.

Колаборуємось: з ким можете зробити івент в партнерстві?

Розглядайте можливості партнерства як важливий аспект організації подій. Працюючи разом з іншими організаціями чи партнерами, ви можете розширити свої можливості та забезпечити більший успіх заходу.

Пам’ятаємо, що content is a king: не втрачаємо фокус в роботі зі спікерами

Акцентуйте на якісному контенті, оскільки саме він є ключовим фактором, що привертає аудиторію. Готуйте цікавий та цінний матеріал, який буде стимулювати учасників.

«Люди пам’ятають емоції та інсайти — думаємо як в наших реаліях можемо реалізувати», — важливий поінт Катерини.

Забезпечте підтримку та емоційний зв'язок між спікерами та аудиторією. Це допоможе створити враження та зберегти інтерес учасників протягом всього заходу.

Івент — комплексний проєкт: вижимаємо максимум, не забуваємо про пост-піар

Враховуйте маленькі деталі, які додають харизми та створюють емоційне з'єднання з учасниками. Музика, заставки, інтерактивні елементи — все це може зробити подію неповторною та запам'ятовуванню.

Не плануємо нічого в день івенту + маємо план Б

Завжди маєте резервний план, оскільки нюанси можуть виникнути навіть на добре організованому івенті. Готуйтеся до можливих змін та виправлення ситуацій «на льоту».

Запасаємось стресостійкістю, щось обов’язково піде не так

Враховуйте можливість непередбачуваних обставин та бути готовими адаптуватися до них. Гнучкість та швидке реагування — ключові моменти організації подій.

«Закохуємось в свою ідею: без любові можно, але криво,» — зауважила спікерка.

Закохайтеся у свою ідею та подію. Тільки зі справжньою любов'ю та палкою ви зможете створити щось особливе та неповторне. Саме ця емоційна залученість додасть вашому заходу особливий шарм та ефективність.

.