Пользователю дают сылку, он по ней регистрируется. Вводит свои контакты, публичный ключ, и т.п. Зачем руководитель (админ, безопасник) проверяет профиль и выдает ему права, назначает роли, вот это всё. После получения нужных ролей юзер видит у себя в личном кабинете адреса сервисов, шар, серверов, баз данных, и всего такого, к чему у него есть доступ.