Раньше блокнот и календарь на телефоне, сейчас ещё пользуюсь Trello. В этом приложении прописываю свои личные списки дел по разным категориям (от списка досуга и дел по здоровью до списка рабочих дел, необходимых покупок, желаний, путешествий), и с коллегами ведём общие списки дел. Кроме просто записей, важна постановка целей и фокусировка на необходимых задачах, чтобы не было распыления. В воскресенье готовлю себе «расписание» на неделю вперед, в котором учитываю, в том числе и свои регулярные дела (в том числе и чтение различной литературы), и дела которые уже запланированы, выделяю время на досуг и, разумеется, время на вдруг появившиеся задачи. А так как есть фокусировка на цели, то в «свободное» рабочее время всегда понятно, чем заняться.