Передача дел обычно проходит сумбурно: сотрудник мысленно уже попрощался с компанией, при этом у него куча незаконченных задач. Даже если он заранее предупредил руководство и расставание мирное, все заканчивается пятиминутным разговором с преемником в последний рабочий день.

При этом четкая передача дел сэкономит время и позволит избежать многих ошибок. Мы разобрались, как правильно это сделать вместе с Linkedin, Go1 и Small Business.

Зачем тратить на это время

Если правильно передать дела, новый сотрудник приступит к работе с четким пониманием, чего от него ждут: 

1. Будет знать, на какой стадии текущие проекты и какие дедлайны по каждому.
2. Будет владеть ключевой информацией и контактами участников.
3. Поймет, какие задачи проблемные.

Отлаженный процесс передачи дел позволит компании работать в привычном режиме, не прерываясь на обучение и адаптацию новичка.

С чего начать

Руководитель должен обсудить с уходящим сотрудником, как тот передаст задачи приемнику. Например, подготовит инструкцию или променторит новичка в течение недели.

Вот что советует Эмили Дас из рекрутингового агентства HR Consultants Ltd.:

«Нужно, чтобы новый сотрудник провел хотя бы пару часов с тем, чье место займет. Это особенно важно в маленьких компаниях, где обязанностей обычно больше, чем описано в вакансии.

Если команду покидает ключевой сотрудник, в идеале его преемник должен выйти на работу до его увольнения. Уходящий сотрудник будет передавать реальные задачи, следить за их выполнением и направлять».

Процесс отличается в зависимости от должности и уровня задач. Но обязательные составляющие — разговор тет-а-тет и письменный документ.

Как оформить передачу дел

Уходящий сотрудник должен подготовить:

#1. Тактический документ

1. Рабочий план на день с описанием задач и порядком их выполнения. Это может быть строгий порядок, например, получив инвойс, сразу же передать его в бухгалтерию, или рекомендации из практики.
2. Привычные способы решения повторяющихся проблем. Если в компании регулярные проблемы с определенным заказчиком, новичку полезно знать, как их обычно решают.
3. Доступ к необходимым файлам, базам данных и аккаунтам, со всеми логинами и паролями.

#2. Стратегическую инструкцию

1. Перечень проектов с указанием статуса и кратким описанием — цель, задачи, роль сотрудника, дедлайны, срочность каждого проекта и список коллег, которые в нем задействованы.
2. Общий список контактов: руководителей, коллег, клиентов, подрядчиков.
3. Цепочка согласований: кто кому отчитывается и как проходит процесс согласования.

Полезно добавить:

1. К кому обращаться в разных ситуациях. Это может быть рабочий вопрос (клиент просрочил оплату — что делать и кого предупредить) или личный (у кого спросить совета, если возникнет конфликт с коллегой).
2. Как выстроены отношения в коллективе. Может, в компании есть традиция еженедельных походов в бар. Или именинник всегда заказывает пиццу. Эта информация тоже не помешает, так новичок быстрее вольется в коллектив.
3. Бытовые моменты: какая техника есть в офисе, куда идти за канцелярией.

Подготовив эти документы, поделитесь ими с коллегами. Возможно, они добавят то, о чем вы забыли.

Что еще можно сделать

1. Передать документы лично. Так у уходящего сотрудника будет возможность еще раз проговорить ключевые моменты, расставить приоритеты, дополнить описание формальных задач «живым» рассказом о проекте, ответить на вопросы.
2. Провести финальную встречу. На ней у нового сотрудника будет возможность задать вопросы, прояснить непонятные моменты и еще раз обсудить задачи. В идеале на такой встрече должен присутствовать директор компании или  отдела.
3. Обменяться контактами. Расставание с сотрудником не всегда проходит гладко, иногда причина увольнения — конфликт или недопонимание. Однако пробуйте договориться, чтобы первое время новый сотрудник мог связаться с предшественником и проконсультироваться.

Источник: l-a-b-a.com