Tier Meetings в IT-бизнесе: как упростить операционку во время карантина

  • 20 августа, 08:22
  • 3792
  • 0

Автор: Дмитрий Бондарь, СЕО Boostа

Карантин внес коррективы в организацию бизнеса: удаленная работа, сложности с коммуникацией и приоритезацией задач. В условиях кризиса изменения внедрять тяжело, ведь система и без того работает, а дополнительная нагрузка на коллектив в нестабильное время вдвойне опасна.

Но мы рискнули, и у нас получилось. Последние три месяца Boosta протестировала и внедрила новый фреймворк — Tier Meetings. Надеюсь, наш опыт будет полезным и вдохновит вас на улучшение процессов.

Поговорим о том, что такое Tier Meetings, как решать любой вопрос С-уровня в течение недели, как удерживать всю компанию в одном инфополе на удаленке и стоит ли вообще их внедрять.

Дмитрий Бондарь

Итак, зачем это? Подтолкнул карантин

Мы давно искали оптимальную систему фиксации задач с единым шаблоном для всех отделов. Но на карантине эта идея из "неплохо бы внедрить" превратилась в "нам определенно это нужно". Удаленное управление чревато последствиями — руководители могут потеряться в операционке и отойти от стратегических целей компании.

Нам нужно было универсальное решение, своеобразный фреймворк для всех команд, чтобы планировать цели, снимать метрики, оценивать работу — в общем, двигаться в одном направлении. Так в Boosta появились Tier meetings.

"Tier meetings — это методология, разработанная для оптимизации операционной деятельности компании. Фактически, это универсальная таблица по всем проектам, основными метриками и дедлайнами для каждой из задач. Она в одно время позволяет увидеть как возможности, так и риски бизнеса", — поясняет Business Transformation Manager Анна Ортынская.

Сперва всегда сложно

Процессы у всех команд разные, каждый использует свой инструмент для трекинга задач. Как унифицировать системы? Мы попросили всех заполнять всего одну дополнительную таблицу.

Спустя три месяца все команды Boosta перешли на единый фрейм, с помощью которого можно отследить статус своей задачи, загруженность других отделов, и в целом все ключевые показатели бизнеса.

Ремарка: почему я говорю, что внедрить Tier-ы за три месяца — это быстро? В среднем, для глобального структурного изменения бизнесу требуется от шести месяцев. Поэтому я считаю, что три месяца на изменение рабочей рутины 300+ человек — это очень быстро.

Зато какие результаты

Мы проводили регулярные опросы среди тех, кто работает с Tier-митингами, и вот некоторые результаты последнего:

  1. 60% отметили, что их вопросы начали решаться быстрее;
  2. 88% понимают, как их работа влияет на общий результат по компании (до внедрения было 43%);
  3. 89,1% разобрались со своими метриками и легко приоритезируют задачи.

Также, внедрение Tier-meetings подтолкнуло нас к автоматизации сбора метрик. Это значительно сократило время на проведение митингов: 47% команд успевают обсудить все вопросы за 1 час в неделю. А некоторым достаточно даже получаса.

А теперь предметно: как это работает

Фрейм предусматривает заполнение каждым сотрудником таблицы из четырех основных пунктов: метрики, milestones (промежуточные результаты), задачи и статус. Поверх можно добавлять любые пункты, которые помогут структурировать ваши процессы. Например, описание проекта, исполнитель, дедлайны и так далее.

В результате, ваша таблица будет выглядеть приблизительно так:

Подобную таблицу можно создать самостоятельно, если вы хорошо знакомы с процессами компании и четко определили метрики каждой команды. Существуют и внешние консультанты по Tier-meetings, у которых есть универсальный адаптируемый шаблон, протестированный на многих компаниях. Мы выбрали второй вариант. Это помогло избежать рисков в организации работы и значительно сократило сроки внедрения.

После создания таблицы ее рассылают по всей компании — и каждый сотрудник должен наполнить ее своими задачами, подвязав их под измеряемые метрики.

  1.  Менеджменту и СЕО это позволит увидеть системы измерения результатов каждого направления и правильно расставить приоритеты.
  2. Для отдельного исполнителя это возможность соотнести задачи с KPI, объективно их измерить и увидеть свой вклад в общие цели компании.

А чтобы понимать скорость достижения целей, таблица еженедельно обновляется новыми проектами и статусами.

"Статус в Tier-таблице — это колонка напротив каждой задачи, которую сотрудник еженедельно окрашивает в зеленый, желтый или красный цвета. Красный значит, что задача не может быть выполнена, потому что сотрудник столкнулся с проблемой и нуждается в помощи. Желтым цветом обозначается, что задача реализуема, но есть трудности. А зеленым отмечаются задачи, которые выполняются в срок без осложнений", — говорит Анна Ортынская.

Теперь к главному — что же такое Tier? Это своеобразные уровни, на которые разбиваются сотрудники внутри команд. Каждый Tier проводит регулярные встречи для обсуждения задач. Задачи имеют три статуса, помеченные красным, желтым и зеленым цветом.

Зеленый сигнализирует о том, что с задачей все в порядке, потому обсуждаются только проблемные "красные". Если позволяет время и есть необходимость, можно обсудить также и "желтые" задачи. Это помогает сосредоточиться на главном, сократить длительность встреч и не пропустить надвигающуюся на проект опасность.

Количество Tier-ов зависит от структуры вашей компании. В случае Boosta:

  1. Tier первого уровня — это еженедельная встреча исполнителей и их тимлида.
  2. Tier второго уровня — это тимлиды и их менеджер.
  3. Третий Tier — это встреча менеджеров и "топ-а".
  4. Четвертый Tier — это топ-менеджмент и СЕО.

Основная цель встреч — обсуждение проблем и, если они того требуют, эскалирование их на вышестоящего менеджера.

Звучит просто? Не совсем. Отдельным вызовом для нас было донести до каждого направления, что Tier — это не бесполезная таблица, призванная усложнить их жизнь.

Анна Ортынская подчеркивает: "Ваши сотрудники — эксперты в своем деле. Они верят в свои процессы и могут тяжело соглашаться на их изменения. Важно не допускать мысли "но ведь и так все хорошо работает". Объясните команде, зачем нужны перемены и почему они должны выделять на это свое время".

Несколько аргументов в пользу Tier-ов, которые мы смогли подтвердить на практике:

1. Tier — это про оперативность

Одна из главных задач Tier — оперативно решать вопросы сотрудника любого уровня. Поэтому любая проблема должна дойти даже до СЕО (если в этом есть необходимость) максимум в течение одной недели. Решение этой проблемы — уже более трудоемкий вопрос, но зато с Tier-ами можете быть уверенным, ничто не останется без внимания.

2. Tier — это про эффективность

Tier позволит отказаться от большей части ежедневных встреч без потери синхронизации с командой. Так, почти все бустовцы перешли от ежедневных "стенд-апов" к Tier-ам раз в неделю и созвонам только в случае экстренных вопросов. Это колоссальная экономия времени. Даже сами Tier-ы мы стали проводить реже. Начинали с еженедельных встреч, а теперь многие перешли на формат раз в две недели.

"Частота Tier-митингов зависит от длительности цикла выполнения целей. Чем больше у команды ежедневных операционных задач, тем чаще должны проходить встречи. Поэтому на уровне менеджеров встречи будут реже, чем у исполнителя и его тимлида", — объясняет Анна Ортынская.

3. Tier — это про открытость

Система позволяет отслеживать загрузку, прогресс каждой команды и проекты в работе. Теперь каждый внутренний заказчик видит, сколько реально времени нужно на выполнение задачи, а значит Tier-ы спасают от неадекватных дедлайнов.

4. Tier — это про мобильность

Система поможет вам всегда оставаться в курсе событий вне зависимости от размеров и местонахождения вашей команды. Это позволяет работать удаленно бесконечно долго без рисков потеряться в потоке задач. В общем, удобно. Но прошу помнить, что не Tier-ом единым. С командами важно общаться и в неформальной обстановке.

Полезные побочные эффекты

Сотрудники станут активнее пользоваться внутренними данными, чему ваши бизнес-аналитики будут точно рады. Tier-таблица — это дополнительная мотивация разобраться в метриках и ставить перед собой количественно измеряемые цели.

А еще Tier вскроет, все ли работает исправно и покажет недочеты в буквально всех процессах в компании. При незначительных затратах на внедрение системы, это большое преимущество для бизнеса.

Например, мы в Boosta обнаружили, что приоритеты задач для команд расставлены неправильно. Поэтому часть заданий не выполнялось — люди застревали на других процессах и у них попросту не хватало времени сделать нужные. Благодаря Tier-ам нам удалось это заметить и пересмотреть систему приоритетов. Теперь ни один важный проект не остается без внимания.

Tier-митинги экономят время и силы бизнесу, увеличивая эффективность. Более того, каждый отвечает за качество общего продукта, потому что видит свой прямой вклад в его развитие. Это делает компанию "единым организмом" и вне зависимости от местоположения движет ее в одном направлении.

Обратная сторона медали

С запуском таеров нагрузка ожидаемо увеличилась — нужно привыкать к новому процессу и какое-то время поддерживать старые. Срок "принятия" зависит от гибкости каждой компании. Чтобы это прошло максимально безболезненно, принцип "меняться, внедрять новое и улучшать старое" должен быть девизом вашей команды. Поэтому если компания консервативная, будьте готовы к длительному этапу моральной подготовки коллектива.

Также, перед внедрением Tier-системы стоит обратить внимание:

  1. на структуру компании. Команде до 50 человек внедрять этот фрейм скорее всего нецелесообразно. А вот когда email-а или slack-а станет уже недостаточно, Tier в самый раз. Плюс, структура и функциональное подчинение должны быть четко определены, чтобы понимать ответственных за процессы людей;
  2. на наличие метрик для оценки работы каждого подразделения. Если оценка продуктивности команды не привязана к количественным показателям, Tier внедрить будет сложно. Ведь суть фрейма в том, чтобы декомпозировать глобальные цели на задачи конкретного специалиста. А как это сделать, если не знаешь, как их замерять?
  3. на техническую экспертизу. Все ключевые показатели должны быть оцифрованы, проверены на достоверность и разбиты на группы по важности. Если источников для сбора данных будет больше 10, внедрение займет неприятно много времени;
  4. на изменение способа мышления. Сотрудники могут бояться честно отмечать статус задач из-за ассоциации Tier-а с еще одним инструментом оценки их работы. Постарайтесь донести коллегам, что эта система создана для упрощения процессов и для оперативного принятия решений. Тогда сотрудничать они будут намного охотнее.

Внедрять Agile, Tier-ы и другие фреймворки или нет — это решение каждой отдельной компании. Но мой вердикт: карантин закончится, а в Boosta Tier-митинги останутся. Согласен, что в кризис нововведение таких масштабов — рисковая затея. Но в случае Tier-ов это дало людям опору и способность хоть что-то контролировать в такое нестабильное время. Это тяжелый период, но его можно использовать как шанс попробовать новое.


0 комментариев
Сортировка:
Добавить комментарий