Кожна команда проходить певний життєвий цикл. Будь-які зміни у вже сформованій команді на етапі Performing (прихід новачків, конфлікти, різноманітні зовнішні фактори і т.д.) можуть відкинути її назад до етапу Storming. Вимушений карантин сьогодні — це одна з таких змін.  

Про те, як мотивувати роботу команди з дому, для ain розповіла Олена Григорчук, Head of Project Management Office в N-iX.

Викликів, з якими стикаються менеджери в нових умовах, багато: 

1. Комунікація (її нестача або перенасичення);
2. Брак контролю над роботою, що виконується;
3. Проблеми зі зміною продуктивності в команді;
4. Нестача довіри та згуртованості у команді;
5. Демотивація членів команди;
6. Конфлікти в командах;
7. Нестача інформації (не всі процеси задокументовані);
8. Соціальна ізоляція (може вибити з робочого ритму);
9. Відволікаючі фактори вдома (галасливі діти, шумні співмешканці, сусіди, що роблять ремонт);
10. Технічні проблеми (інтернет-зв’язок) і т.д.

Тому налаштувати процес для своєї роботи та взаємодії з командою варто по-новому.

Не втрачайте концентрацію

1. Дайте зрозуміти своїм домашнім, коли вас не можна турбувати — це може бути табличка на дверях або навушники, які допоможуть ізолюватися від зовнішнього шуму.
2. Встановіть чіткі робочі години.
3. Створюйте списки завдань із пріоритетами.
4. Метод «З’їсти жабу» — робіть на початку найскладніше та найпріоритетніше завдання.
5. Метод Pomodoro — розбивайте роботу на 25-хвилинні інтервали, розділені короткими перервами. Ось кілька інструментів на основі техніки Pomodoro, які допоможуть вам працювати ефективно:
   • PomoDoneApp (Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android) для інтеграції  Pomodoro з іншими програмами по таск менеджменту (Trello, Asana, Todoist);
   • KanbanFlow (Web) для поєднання Kanban та Pomodoro;
   • Focus Booster (Web, Windows, macOS, iOS, Android) для фрілансерів, які працюють з багатьма клієнтами;
   • Marinara Timer (Web) для застосування методу Pomodoro в командах;
   • Be Focused (macOS, iOS) для таск і тайм менеджменту на пристроях Apple;
   • Tomatoes (Web) для збільшення мотивації притримуватись даної техніки;
   • Pomodoro.cc (Web) для людей, які тільки знайомляться із методом Pomodoro.

Працюйте з комунікаційними викликами

1. Забезпечте свою доступність у всіх узгоджених каналах комунікації. Якщо у вашого колеги виникають проблеми чи питання, ви повинні оперативно на них реагувати.
2. Якщо ви залишаєте робоче місце протягом дня (відвідуєте лікаря, плануєте вигуляти собаку чи пообідати) — змінюйте статус своєї доступності у каналах комунікації та повідомляйте про це команду.
3. Вмикайте відео на зустрічах — це якісно покращує комунікацію, так як ми бачимо мову жестів та міміку наших співрозмовників;
4. Завжди дотримуйтесь традиційних практик ділових зустрічей — прописуйте плани зустрічі, плани дій та відповідальних за них та результати обговорень.
5. Щоб пришвидшити процес прийняття рішень — краще зідзвонитись.

Оберіть канал для комунікації

Не кожен комунікаційний канал, який підходить вам, підходить вашій команді. Коли я підбираю такий для команди, спершу пробую сама, аналізую, чи підійде нам, потім тестуємо всією командою і тоді остаточно вирішуємо. Ось ті, що підходять у роботі з моїми командами:

1. Для чатів та обговорень: Slack, Google Hangouts
2. Проектний менеджмент: Trello, Jira, Visual Studio
3. Відео конференції: Google Meet, Zoom, Cisco Webex
4. Cпівпраця та складання прототипів: Invision

Підтримуйте мотивацію команди

1. Заплануйте регулярні зустрічі Chat with DM (PM, Lead) для обговорення поточної ситуації, розуміння, що кого турбує, відповідей на питання.
2. Не забувати цінувати і хвалити своїх людей — як і у приватних розмовах, так і у обговореннях з командою та клієнтом.
3. Підтримуйте своїх колег тоді, коли атмосфера особливо напружена (жорсткі дедлайни, невизначена ситуація, і т.д;).
4. Проводьте особисті зустрічі. Як менеджеру, вам дуже важливо розуміти, що тривожить людей, прояснювати незрозумілі людині моменти, надавати відгуки про роботу та емоційну підтримку.
5. Не забувайте про тімбілдінги! Наприклад, є багато віртуальних ігор які ви можете пограти усією командою — Codenames, Featureban online, Board games, Mafia online та багато інших.
6. Влаштовуйте зустрічі не по роботі — ранкові кавування чи вечірні посиденьки онлайн.
7. Практикуйте технічні зустрічі, де можна поділитись знаннями про продукт і технології, обговорити технічні рішення проблем, обмінятись досвідом. З моїми командами це дуже добре працює.