Скласти технічне завдання так, щоб людина зрозуміла, що від неї вимагається і щей з'явилася внутрішня мотивація вирішити твою задачу, - це не особливе мистецтво або магія, а конкретний скіл, який можна і потрібно виробляти.

У цій статті поділимось порадами і прийомами: як скласти ТЗ так, щоб вашим колегам, підрядникам, партнерам було приємно і комфортно приймати і здійснювати ваші завдання. А це запорука ефективної командної роботи, виконаних планів та зароблених грошей. 

Тема / назва завдання повинна відповідати на питання «Що зробити?»

Хороші приклади:

• Розробити дизайн анімованих банерів для FB / Insta & Google для {CLIENTNAME}
• Виправити відображення сторінки / pricing на мобільних пристроях

Погані приклади:

• Банери для {CLIENTNAME}
• Верстка на сторінці цін

У чому сенс:

• Відповідь на питання «що зробити?» вже має на увазі дію і спонукає до неї
• В добре сформульованій задачі повинен бути видимий / відчутний результат
• Коли ти розумієш бажаний результат - в результаті менше прокрастинації і більше готовності приступити до завдання і зробити його

Тема завдання повинна давати розуміння приблизного обсягу роботи

Хороші приклади:

• Зробити ХХ ресайз готового дизайну під майданчики для {CLIENTNAME}
• Зробити адаптивну верстку особистого кабінету для {CLIENTNAME}

Погані приклади:

• Дизайн для {CLIENTNAME}
• Сайт для {CLIENTNAME}

У чому сенс:

• Якщо завдання надто об'ємне і «неосяжне», то в підсумку незрозуміло, з якого боку до нього приступити, з чого конкретно почати і тому виникає стрес і прокрастинація
• Треба постаратися передати конкретний обсяг роботи + якщо завдання велике, то обов'язково повинне містити підзадачі, з яких потрібно почати робити велику задачу

Рекомендації вище підходять як для дрібних завдань, які потребують подальших описів, бачення вирішення, так і для ведення особистих справ.

Терміни виконання завдання

Завдання, «підкріплене» дедлайном більш пріоритетне і важливе до виконання. Завдання без дедлайну отримує статус «ну, коли-небудь добре було б його зробити».

Якщо ви ставите завдання партнерам і ви не рулите пріоритетами їх завдань, то обов'язково уточнюйте, коли його зможуть виконати.

Опис завдання і його структура

Опис завдання необхідний для великих і об'ємних завдань, де потрібно передати весь контекст проекту та розуміння ситуації. Зазвичай опис завдання складається з декількох логічних послідовних блоків (це важливо!):

• Короткий опис проблеми та її масштаби
• Бачення її рішення (або опис конкретних дій)
• Профіт і користь проекту / команді / всім від виконаного завдання

Але пам'ятайте, що не потрібно писати літописі-лонгріди з ваших user story при описі багів. Плюс текст відформатований, з розставленими акцентами, логічно розподілений на абзаци.

Контекст завдання

Наскільки розгорнуті і детально описані повинні бути ТЗ - визначає контекст завдання. Перед постановкою завдання обов'язково:

• Зрозумійте, наскільки виконавець знайомий з проектом, для якого робиться завдання?
• Враховуйте, чи робив він раніше аналогічні завдання з вами або взагалі з кимось
• І якщо є сумніви, що ви добре один одного зрозумієте - зідзвоніться і синхронізуйте

В результаті ви заощадите всім час, нерви, швидше і крутіше вирішите задачу, отримаєте кайф від гладкого процесу.

Взаємини з відповідальним за виконання завдання

З кожною людиною у нас складаються певні взаємовідносини і стиль спілкування. І щоб завдання краще читалося і сприймалося виконавцем, можна цей нюанс враховувати і відходити від офіціозу, канцеляризмів і написати текст на «вашій» мові, що теж буде комфортніше для сприйняття інформації

Cover-letter для оформленого завдання - завдання потрібно ПРОДАТИ

Ще невелика фішка: коли завдання вже сформульована по феншую. Його потрібно ПРОДАТИ виконавцю:

• Привернути увагу
• Зацікавити
• викликати бажання зробити його

Хороший приклад:

Вася, привіт! В процесі аудиту сайту ми виявили серйозну помилку - яка заважає зростанню сайту. Потрібна твоя допомога. Подивися, будь ласка, її сьогодні - {посилання на тікет}!

Поганий приклад:

Всім привіт! Завели нове завдання: {посилання на тікет}

Головне, сформувати у себе звичку писати завдання по феншую - це перестане бути для вас стресом, навантаженням і перестане займати додатковий час. Зате буде порядок в процесах і в ефективності роботи!

По матеріалам керівника digital-студії Roman Leonov