Легко начать с ДокуВики. Эта Вики проста в установке (1 пакет в Линуксе) и использовании и неоднократно помогала мне в работе. Не нужны никакие папки с кучей документов, а есть информационная система с поиском, База Знаний. Легко пополнять постепенно, не заостряя внимание на конкретном документе.