Техническую документацию вести вообще не нужно, всё должно быть у сисадмина в голове. Одни плюсы: 1) Тренировка памяти. 2) Никому нафиг не нужна ваша документация, потому что вы и так всё знаете, а ваш преемник всё равно не разберётся в том, что вы там наворотили, всё грохнет и настроит заново, под свои требования. 3) Вам больше делать нечего чтобы тратить время на ведение того, что кроме вас никто читать не будет?

Я использую — OutWiker.

Легко начать с ДокуВики. Эта Вики проста в установке (1 пакет в Линуксе) и использовании и неоднократно помогала мне в работе. Не нужны никакие папки с кучей документов, а есть информационная система с поиском, База Знаний. Легко пополнять постепенно, не заостряя внимание на конкретном документе.

https://it.wikireading.ru/58247 https://system-administrators.info/?p=17

Да как угодно. Главное - она должна быть. И быть актуальной.