Сколько раз вы писали важное письмо бизнес-партнеру или клиенту из США и сомневались, все ли там правильно? Теперь проверить это будет проще. СEO онлайн-школы английского языка EnglishDom Максим Сундалов собрал 10 классических ошибок, которые допускают в деловой переписке чаще всего и советует, как их исправить.

1. Начинайте с приветствия

Главное правило — никаких лирических вступлений. Достаточно краткого приветствия, соответствующего тону переписки. «Hey» и «yo» лучше оставить для друзей, а для делового письма больше подойдут классические «hello» и «hi».

Затем нужно раскрыть тему письма, ваш основной месседж. Для этого обычно используют конструкции вроде «I am writing to», «I am writing to enquire about».

В английском языке вопрос гендерной принадлежности имен неоднозначен, поэтому лучше проверьте, как адресат подписан в соцсетях.

2. Уберите предлоги там, где это возможно

Текст с кучей предлогов становится перегруженным и «водянистым». Кроме того, это сразу выдает в вас не-носителя.

В украинском и русском принято делать длинные отступления и повторять одну мысль несколько раз. В английском это не работает — украшательства в речи только мешают уловить суть.

Сложные формулировки по типу «find out» или «come up with» можно заменить на более короткие — «determine» и «generate».

3. Ограничьтесь пятью предложениями

Известный маркетолог Apple Гай Кавасаки говорил, что если сообщение состоит менее, чем из 5 предложений, оно звучит грубо. Если больше — это потеря времени.

Не заставляйте получателя искать суть — структурируйте свое письмо заранее.

4. Откажитесь от страдательного залога

Английскому языку не свойственны сложные конструкции.

Как не нужно писать:

In closing, I believe that Shannon Berloitz and her team truly deserve to be congratulated and rewarded for providing customer service.

Как нужно писать:

In closing, I believe that Shannon Berloitz and her service team truly deserve all those quality congratulations and rewards.

Сюда же относятся типичные ошибки вроде fewer/less, I/me, пунктуация и заглавные буквы. Чем больше таких незначительных косяков, тем заметнее станут другие ошибки.

5. Структурируйте

Ваше письмо должно состоять из нескольких частей, условных рубрик:

1. приветствие;
2. основной месседж;
3. уточнение дедлайнов, деталей или проблемы;
4. предупреждение о том, что вы отправили скрытую копию письма еще кому-то или добавили вложение.

Английский — очень конкретный язык, каждое ваше действие (особенно в деловой среде) должно сопровождаться текстом и предупреждением.

6. Подавайте информацию списком

Маркированные списки упрощают восприятие информации. Если в вашем списке есть цифры — не забывайте объяснять их словами в скобках.

7. Используйте аббревиатуры

В англоязычной деловой переписке часто используют аббревиатуры. Особенно это касается digital-сферы. В переписках носителей языка часто встречаются TBC (to be confirmed), RE (resend), EOM (end of message), YW (you’re welcome), FYI (for your information)

Но и тут нужно придерживаться золотой середины. Не увлекайтесь повторениями одних и тех же аббревиатур, не перенасыщайте или текст. Одной аббревиатуры в начале и одной в конце будет достаточно.

8. Прощайтесь правильно

Русским «хорошего дня!» можно передать много разных эмоций и смыслов. В английском для этого есть целый спектр выражений. Будьте с ними осторожны и используйте только те, которые уместны в вашем формате переписки.

Хорошо: Sincerely/Best wishes/Best regards/Faithfully yours.

Плохо: See ya/XOXO.

9. Не забывайте о подписи

Указывайте релевантные способы связи — иностранный партнер вряд ли будет звонить вам на украинский номер телефона. Проверьте, какие мессенджеры наиболее актуальны в регионе его проживания и дайте свой контакт.

Не стоит указывать свои аккаунты во всех соцсетях — длинная подпись выдает в вас испуганного студента, а не крутого профессионала.

10. Создавайте шаблоны

Нет ничего плохого в том, чтобы заранее подготовить несколько шаблонов писем и в дальнейшем использовать их в работе. Также можно сделать несколько базовых тем письма. Пожалуйста, избавьте ее от пафоса, громких слов и приветствий. В теме должна быть информация об отправителе и цель вашего письма.

Напоследок наша команда подготовила два примера деловых писем.

Как сообщить клиенту, что сроки проекта сдвигаются на две недели из-за изменения состава команды

Subject: Postponement Letter

Dear Sir/Madam,

This letter is to inform you about the progress regarding the X Group Project.

The unforeseen team changes in project staffing mean that the X Group Project has fallen behind schedule by approximately 2 (two) weeks.

The project works were due to be completed on October 10, 2019, but because of the delays in project completion, the amended date is October 24, 2019.

X Group will do everything possible to minimise the inconvenience caused by this work. However, you might experience some inconvenience during this period, and we ask for your understanding in this regard.

If you have any questions regarding this letter, please call the X Contract Administration Office on 312-752-3479 or email us at contract_administration@x.com.

I hope this provides you with sufficient information.

Signed by,

Authorised Person

Клиент описывает удобный формат коммуникации и просит исполнителя ставить в копию всех участников, присылать отчет каждую неделю и регулярно отвечать на письма

Subject: Requesting Information

Dear Sir/Madam,

My name is John Johnson and I am a development manager in X Group. Let me follow up our yeasterday’s meeting and enquire to provide our company with all necessary X Group project documentation over e-mail: contract_administration@x.com.

Such a way of communication is demanded by X Group management as well as sending an auto copy of all your e-mail messages concerning X Group project to the whole project team members. Their e-mail addresses are: contract_manager1@x.com and contract_manager2@x.com.

It would help us to keep all the responsible managers informed about the project execution stage.

Answering the e-mail messages is required within the 24 hours.

Another matter we need is a weekly report in a short free form during the whole period of X Group project works. It is an obligatory rule of the collaboration with our company.

If you need further information concerning any issues described above, please do not hesitate to contact me on e-mail: contract_administration@x.com.

I am looking forward to your reply. Thank you for your time and consideration of our requests.

Kind regards,

John Johnson

Contract Manager

Signature

[contact details]

Источник: vctr.media