Часто по электронной почте мы получаем стандартные формы ответа. В следующий раз, когда вы увидите одну из этих фраз в электронном письме, подумайте, что на самом деле это может означать.

1. «Я посмотрю, что я могу сделать».

Вместо того, чтобы просто сказать «нет», многие люди используют «Я посмотрю, что я могу сделать», чтобы отказать не в жёсткой форме.

Лучше всего, например, сказать: «Я проверю, смогу ли я перенести эту встречу на другой день» или: «Я позвоню на склад и посмотрю, сможем ли мы перенести дату отгрузки». 

 «Я посмотрю, что я могу сделать» звучит так, будто вы уже отказали. 

2. «При всем уважении ...»

Часто эту фразу пишут, перед отказом и «при всем уважении» неискренне. Вежливое обращение не смягчает фактическое негативное сообщение. Отправитель просто надеется, что вы не расстроитесь, когда прочитаете это.

3. «Я знаю, ты действительно занят ...»

Признание ситуации, а затем решение игнорировать эту ситуацию - ужасный способ начать сообщение. Ведь вы всё равно дальше будете просить что-то сделать, при том что сами написали, что человек занят. 

Так что просто перейдите к сути и позвольте получателю решить, слишком ли он занят.

4. «Просто напоминаю о предыдущем письме ...»

Вы не ответили в первый раз, когда сообщение было отправлено по электронной почте, так почему вы ответите в этот раз, особенно если остальная часть письма просто скопирована и вставлена из исходного письма?

5. «В случае, если вы пропустили это ...»

Может быть, вы и пропустили. Или, может быть, вы не были заинтересованы.

Иногда получатель может пропустить исходное письмо. Но, как отправитель, вы должны понимать человека, на которого вы нацелены. Может он не ответил, потому что он получает слишком много писем, чтобы ответить на каждый из них в отдельности. Но если ему интересно, он ответит.

И на случай, если получатель действительно пропустил эго, найдите более креативный способ отправить еще одно электронное письмо. «В случае, если вы пропустили это», гарантирует, что даже если он увидит ваше второе письмо, он не будет его читать.

6. «Я могу ошибаться ...»

Возможно - но отправитель редко так думает. И иногда отправитель использует «я могу ошибаться», чтобы подчеркнуть, насколько он прав на самом деле.

7. «Просто проверяю, как у тебя дела ...»

Это почти всегда должно сопровождаться вопросом. 

Люди, которые хотят знать, как у тебя дела, просто спрашивают. А еще лучше, они спрашивают определенным образом, потому что они знают вас. Они спрашивают: «Как прошел марафон?» Или "Как прошло ваше интервью?" Или "Как твоя семья?"

8. «Я надеюсь, что вы окажете мне услугу».

Если в электронном письме говорится что-то вроде: «Я надеюсь, что вы быстро окажете мне услугу. Меня зовут ... и в дополнение к руководству Acme Industries я также являюсь …» в основном вы бы не задержались на таком электронном письме достаточно долго, чтобы добраться до сути.

Не используйте пассивно-агрессивные фразы в электронных письмах. Даже если вы имеете благие намерения и, возможно, имеете в виду что-то хорошее, большинство людей воспримут их не так.

Просто будьте вежливы, профессиональны, дружелюбны и, самое главное, пишите по делу. Если ваш запрос обоснован, вы получите ответ.

И если это не так, никакое количество стандартных фраз не поможет.