Автор материала: Анна Ведищева, создатель контента в Standuply. 

Управление удаленной командой - чертовски сложная задача, и мы уже говорили об этом уже не раз. Но заставлять распределенную команду собираться за компьютерами одновременно, принимая во внимание часовые пояса и различные распорядок дня, и таким образом, чтобы никто не отвлекался и не скучал на этом митинге - это искусство.

Большинство людей заранее скептически относятся к виртуальным групповым встречам и априори считают их неэффективными. Но есть выигрышные стратегии и полезные советы о том, как улучшить виртуальные командные встречи, и мы собираемся обсудить их в этой статье.

Трудно представить, сколько времени на важных встречах было потрачено впустую из-за плохо спланированных встреч и маловероятных тем. 

Concur утверждает, что 67% встреч неэффективны и проваливаются вообще. По данным Гарварда, среди 182 опрошенных менеджеров 71% считают совещания непродуктивными. 

Что, черт возьми, на повестке дня и почему это так важно?

Повестка дня - это план вашей встречи и список тем, которые вы собираетесь обсудить со своими коллегами. Хорошо спланированная повестка дня дает вам четкое представление о том, что должно произойти до и во время встречи. Этот рабочий документ, как и компас, направляет собрание экипажа на правильный путь.

Это помогает членам команды подготовиться, грамотно распределить время, получить быстрый ответ от всех участников на эту тему и вовремя остановиться. Если проблемы возникают во время встречи, продуманная повестка дня позволяет команде эффективно и быстро решать их.

Вот основные проблемы, с которыми сталкиваются команды при неправильном создании повестки дня виртуальной встречи:

- отклонение курса. Выступающие должны помнить, что каждое «лирическое отступление» вредит общей эффективности встречи. Все, что говорят члены команды, должно быть ценно для всех.

- хаос. Если пункты повестки дня не указаны, каждый может принести список пунктов и просто говорить одновременно, верно? Нет. Каждая тема должна принадлежать конкретному члену команды, который будет говорить по своей теме по расписанию.

- плохое управление временем. Если вы не следите за временем, вы можете застрять в дискуссиях до ночи. Для продуктивной встречи важно соблюдать сроки и появляться вовремя. Не тратьте драгоценные минуты на ожидание того, кто доедает бутерброд слишком долго. 

Удаленность команды усложняет эту задачу, так как в любом случае связь ухудшается. Но это не помеха для качественной встречи с сильным желанием работать удаленно эффективно.

Итак, как создать повестку дня для виртуальной встречи команды?

Повестка дня необходима, чтобы встреча вашей команды оставалась продуктивной. Постоянные видеозвонки и постоянное общение необходимы для работы над сложным проектом в удаленной команде. 80% информации поступает с языка жестов, поэтому очень важно видеть собеседника по телефону, слышать голос и оставлять только самые важные вещи.

Принципы, которые стоит учесть для ваших виртуальных встреч:

- Четко определите цели встречи

Целью можно считать очень краткое изложение того, что будет обсуждаться на собрании. 

- Вовлекайте команду в создание тем для обсуждения.

Люди будут более активно участвовать в собрании, если им позволят влиять на повестку дня. Послушайте предложения о том, что следует рассмотреть, и добавьте вопросы в документ. Начните планировать за 48 часов до собрания, чтобы коллеги могли подумать о своих проблемах. А из предложенных они выбирают те, которые касаются только всей команды, а не 2-3 человек.

Создайте групповой опрос чтобы узнать, о чем ваша команда хочет поговорить, чтобы определить актуальность тем. 

- Тайминг

Никто не хочет сидеть на собрании до ночи, верно? Оцените свой контент соответствующим образом и определите, сколько времени займет каждая тема. В результате плохое управление временем может растянуть часовую встречу на полдня.

- Вспомогательные материалы

Подготовка к вашей встрече не будет эффективной, если вы забудете приложить все документы и материалы, подтверждающие ваши слова. Отчеты, важные входящие электронные письма или рекламные материалы - все, что необходимо для эффективного обсуждения соответствующей темы и на которую вы можете ссылаться, чтобы не быть необоснованным. Поделитесь этими материалами со своими коллегами, приложив их вместе с повесткой дня в письме, чтобы у них было время изучить их.

Способы создания повестки дня 

Конечно стандартными инструментами являются электронная почта, Slack, Skype и т.д. Вот список некоторых дополнительных инструментов, которые вы можете использовать для создания повестки дня для виртуальной встречи команды:

Agenda - бесплатное приложение для создания заметок, ориентированное на дату, как для планирования, так и для документирования ваших проектов. Вы можете связать свои заметки с определенной датой, событием, а также назначить им статус «На повестке дня», что упрощает их поиск среди других заметок.

Meetin.gs - это универсальное приложение для планирования встреч, общения, заметок и управления задачами. Это позволяет вам управлять каждой частью процесса встречи и определенно поможет вам спланировать свою повестку дня. Приложение интегрируется с вашими приложениями Google, а также с такими инструментами связи, как Skype и Google Hangouts. Вы также можете пригласить людей на выбранную вами дату и время.

Если у вас возникли проблемы с управлением временем, вам поможет Team Meeting Timer. Это приложение визуально помогает вам отслеживать встречи и помогает завершить ее вовремя. Просто установите приблизительное время и посмотрите обратный отсчет. Приложение сообщит вам, когда вам следует поторопиться, если вы застряли в одной точке.

Minute  - это еще одно приложение, которое предоставляет все, что вам нужно знать о встрече в одном месте. Повестка дня собрания находится в самом начале страницы, и вы можете легко редактировать ее, просто перетаскивая элементы. Вы также можете прикрепить необходимые документы и заметки, чтобы не пропустить ни одной детали.

Возможно, в этих простых советах нет ничего нового, но в начале карьеры они, несомненно, помогут создать программу виртуальной встречи команды и сделать ее продуктивной и качественной.