Как сделать в Украине конференцию, от которой в восторге спикеры из Google и IBM. Опыт Devoxx

  • 25 октября, 12:49
  • 2931
  • 0

1-2 ноября в Киеве во второй раз пройдет конференция Devoxx Ukraine, на которой ждут больше 1300 участников. Она входит в международную группу конференций для Java-программистов.

Организаторы события – крупнейшая украинская IT-компания EPAM, JUG UA и агентство Magic Factory. Координатор Devoxx Ukraine Елена Лесничая рассказала, каково готовить в Украине масштабное международное событие и что ждет участников в этом году.

Как прошла первая конференция Devoxx Ukraine

С 2001 года мы проводили в Украине конференцию JavaDay. В прошлом году получили франшизу Devoxx и впервые провели событие под новым брендом. Конференцию посетило около 1200 участников, из них примерно 20% – иностранцы. Среди докладчиков были специалисты из Google, Oracle, IBM, Netflix, Uber, Twitter.

Елена Лесничая

От прошлогоднего события спикеры остались в восторге. Участникам тоже понравилось. Мы просили оценить событие по четырем критериям: питание, техническое обеспечение, программа мероприятия и общие впечатления. Средняя оценка Devoxx Ukraine была выше, чем JavaDay.

Владелец франшизы Стефан Дженсен похвалил визуальное оформление конференции – она была посвящена космосу, видеопродакшен, работу волонтеров, работу со спикерами, церемонию открытия. И указал, какие моменты можно улучшить: сократить время на розыгрыши, автоматизировать регистрацию и сбор контактов на спонсорских стендах. Мы постарались учесть большую часть этих мелочей.

С коммерческой точки зрения мероприятие тоже было успешным. Нам удалось вернуть расходы и заплатить отчисления за использование франшизы. Примерно 60% дохода принесли билеты, около 40% – спонсоры конференции.

Какие требования к организаторам

Devoxx – массовое мероприятие высшего класса. Для конференции нужна большая, удобная и популярная площадка, которая сможет вместить более 1000 человек. Залы и сцены должны быть оригинально оформлены, мощно оснащены технически, гостям нужно обеспечить качественный кейтеринг. Значительная статья расходов – церемония открытия, во время которой на главной сцене происходит шоу.

Devoxx Ukraine 2018

Наша задача – сделать так, чтобы каждый докладчик остался доволен. Большая часть наших спикеров – иностранцы, нередко VIP-уровня. В Украине мы сопровождаем их от прибытия до отлета, а еще обеспечиваем активный досуг. За это отвечает два отдельных человека.

В этом году Devoxx Ukraine начнется для спикеров с обзорной экскурсии по Киеву и ужина в ресторане. В пятницу и субботу они будут на вечеринках, а в воскресенье снова поедут на экскурсию по городу или в Чернобыль. Он, кстати, всегда пользуется популярностью среди иностранцев.

Одна из основных сложностей – учесть пожелания спикеров по технической части и  времени докладов и идеально вписаться в их планы. Когда ты везешь из Америки человека, с которым коммуникация проходила только по имейлу, до самого конца переживаешь, что что-то пойдет не так.

В прошлом году мы пригласили известного во всем мире физика-теоретика и космолога Лоуренса Краусса. Выдохнули всей командой, только когда увидели ученого на месте за час до старта конференции.

Как мы готовились к Devoxx Ukraine 2019

Подготовка к конференции практически не прекращается. Мы немного перевели дух и снова взялись за работу. Сначала программный комитет составил список основных тем, а оргкомитет Devoxx подобрал варианты концепций. В результате Devoxx Ukraine 2019 будет посвящена роботам.

Devoxx Ukraine 2018

Активная фаза подготовки началась в апреле, когда мы анонсировали сбор заявок от спикеров. Кстати, в этом году мы усилили программный комитет – «мозговой центр» конференции, который отвечает за доклады. В него вошли 20 человек – разработчики и эксперты, признанные на международном уровне. Среди них есть ребята из Facebook, Netflix, Hazelcast. А возглавляет комитет Андрей Родионов, известный в тусовке джавист, лидер JUG Community.

Помимо них в подготовке конференции задействовано пять человек из EPAM и четыре из агентства, которое помогает нам с организацией.

Кто выступит на Devoxx Ukraine 2019

В этом году мы приняли около 200 заявок от потенциальных докладчиков из США, Германии, Австралии, Франции, Сербии, Швеции. Отобрали 83. Это на 20 с лишним больше, чем в прошлом году.

У нас выступят специалисты из Google, Netflix, IBM, eBay, Huawei, Amazon Web Services  и других топовых компаний. Каждый спикер – признанный эксперт с внушительным послужным списком. А все доклады – максимально практичные и соответствуют запросам аудитории. Одна из центральных тем Devoxx Ukraine 2019 – «облачная» разработка, очень перспективное направление.

Нам очень хотелось привести ребят из Boston Dynamics (компания, известная своими шагающими четвероногими роботами – Прим. ред.). Увы, не вышло. Зато удалось заполучить в докладчики Клифа Клика. Клиф – настоящая звезда мира Java, он стоял у истоков этого языка. Он обладатель более 20 научных патентов и совладелец h2o.ai – компании, которая специализируется на аналитике данных.

Основные доклады в этом году достались также Эдсону Янаге из Red Hat, Крису Таленгеру из Twitter. Все эти ребята – настоящие гуру мира разработки.

Мы не имеем права разглашать гонорары спикеров. Могу сказать, что благодаря бренду Devoxx они охотнее соглашаются ехать в Украину и идут на компромиссы.

Какие уроки мы вынесли

Во время подготовки и проведения Devoxx Ukraine мы вынесли несколько уроков и хотим поделиться советами.

  1. Если вы делаете что-то – делайте это хорошо. Нашу команду знают по Java Day и Devoxx и воспринимают как профессионалов, которые смогут организовать и провести событие любого масштаба. Стефану Дженсену так понравилось в Украине и на украинской конференции, что он рассматривает идею провести саммит команд Devoxx со всего мира у нас.
  2. Ведите честную статистику своей эффективности, постоянно собирайте и сохраняйте данные: от отзывов участников до финансовых показателей и история взаимоотношений со спонсорами. Мы вели учет всех ключевых для ивент-бизнеса показателей и сформировали убедительное предложение о сотрудничестве с франшизой Devoxx. Каждую цифру мы могли подтвердить. А ещё детальная статистика помогает планировать расходы новой конференции и определять, над чем ещё стоит поработать.
  3. Не бойтесь мыслить глобально. Даже если вы проводите не самые масштабные события, вы всегда можете попробовать «постучаться» к зарубежным партнерам – сейчас многие находятся в поиске новых ниш и рынков. Под брендом Devoxx могут проходить только те конференции, которые собирают больше тысячи участников. Мы в JavaDay немножко не дотягивали до этой цифры, но Стефан все-таки предоставил нам франшизу.

Какой будет Devoxx Ukraine 2019

В этом году конференция пройдет на территории ивент-площадки М82, площадь которой 7 тыс. кв. м. Мы планируем принять более 1300 участников, примерно 300 из них иностранцы. Помимо докладов их ждет масштабное шоу на открытии и вечеринка закрытия, подробности которых мы держим в секрете.

Devoxx Ukraine 2018

Мы добавили новый поток – Mind the Geek. Он будет посвящен искусственному интеллекту, роботам, разработке гаджетов и игрушек. Это темы, с которыми хотел бы работать практически каждый разработчик, но далеко не всем это удается.

Формат – небольшие выступления. Джейми Коулман из IBM расскажет о работе дата-центров и их влиянии на окружающую среду, Олег Докука из Netifi выступит с темой, посвященной искусственному интеллекту и обучению ботов.

Еще из нового – формат Small Talks, который будет полезен начинающим спикерам. Это выступления по 15 минут для тех, кто может поделиться своим опытом решения какой-то задачи и хочет отточить навык выступлений на международных конференциях.

В этом году все доклады будут на английском, это требование распространяется и на спикеров из Украины. Но для Small Talks мы делаем исключение. Мы верим, что Devoxx может стать «трамплином» для наших разработчиков, которые хотят развиваться как публичные эксперты международного уровня.

Источник: МС Today


0 комментариев
Сортировка:
Добавить комментарий