На время карантина, большинство компаний перевели своих сотрудников на удаленную работу. Юлия Крупенко, менеджер по коммуникациям в «BlaBlaCar Украина», рассказывает, как настроена удалена в BlaBlaCar и делится советами, как создать подходящие условия, чтобы быть продуктивными, найти здоровый баланс между работой и личными делами

Чтобы замедлить распространение нового коронавируса (COVID-19) и сохранить здоровье и безопасность наших людей, мы просили наших сотрудников — 700 человек в разных городах и странах — со второй недели марта работать из дома до дальнейшего уведомления.

Эта ситуация создает целый ряд новых задач для глобальных компаний и менеджеров, чтобы поддержать свои команды, сохранить сильную и культуру и найти некоторую стабильность в этом мире неопределенности.

Один из наших шести принципов в BlaBlaCar — это #ShareMoreLearnMore — идея обмена знаниями и передовым опытом между командами, компаниями и отраслями, чтобы мы все вместе могли двигаться вперед. Поэтому мы хотели бы поделиться некоторыми советами и рекомендациями, созданными нашей People Team и целевой группой #remoteworkers, для всех, кому может понадобиться помощь в переходе на полностью удаленную рабочую среду.

Надеемся, что это поможет вам и вашей команде создать подходящие условия, чтобы быть продуктивными, найти здоровый баланс между работой и личными делами, и максимально использовать эту сложную ситуацию.

Создание условий для работы

1. Хорошее интернет соединение.
2. Подготовленное рабочее место: удобные стол и стул. Идеально, если получится создать пространство минимализма, чтобы от работы ничего не отвлекало.
3. Тихое место для созвонов и онлайн-встреч. Наушники или гарнитура здесь будут не лишними.
4. Сервисы и приложения для удаленной работы (Slack, Google Hangouts и т.д.).

Общие рекомендации

Рекомендуем:

1. Планируйте ваш день так, как бы вы делали, находясь в офисе.
2. Старайтесь разделить ваши рабочие и личные задачи.
3. Не забывайте про регулярные перерывы: позаботьтесь о хорошем обеде и перерывах на кофе/чай.
4. Перенесите звонки, если у вас проблемы с подключением.
5. Помните, что работа из дома не означает работу 24/7. По завершению рабочих часов закрывайте ноутбук и переключайтесь на личные задачи.
6. Поговорите с кем-нибудь, если вам одиноко или скучно (например, с командой).
7. Говорите с вашим менеджером ежедневно, рассказывайте о своих результатах и планах.
8. Говорите «Привет» и «До завтра» своим коллегам онлайн, когда начинаете и заканчиваете рабочий день.

Не рекомендуем:

1. Не работайте в пижаме.
2. Не ешьте перед ноутбуком, старайтесь разделять рабочую и обеденную зону.
3. Не отвлекайте своих коллег, если они указали «Не беспокоить» в статусе.
4. Не работайте 24/7 или ночью.
5. Не отвлекайтесь на серфинг в интернете или домашние дела во время рабочих встреч.

Если вы работаете в команде

Задачи и результативность:

1. Убедитесь, что вы знаете о своих целях, ожидаемых результатах и дедлайнах.
2. Планируйте свои задачи на каждый день и следите за их выполнением.
3. Если вы не уверены в том, какие задачи стоит делать в ближайшее время, или нуждаетесь в помощи с их реализацией — обратитесь к своему руководителю.

Рабочее пространство:

1. Постарайтесь найти тихое и спокойное место, где можно сфокусироваться и не отвлекаться. Если у вас трудности с организацией рабочего пространства, поговорите об этом со своим руководителем.

Организованность:

1. Наша культура базируется на доверии, поэтому мы должны доверять друг другу и помочь правильно организовать рабочее пространство каждому. Переход на удаленный формат работы — это не всегда просто. Каждый сотрудник должен научиться гибкости и эмпатии.
2. Не позволяйте себе того, что бы вы не позволили себе, находясь в офисе.
3. Придумайте ритуалы, которыми вы будете начинать и заканчивать рабочий день.
4. Сделайте список задач, которые необходимо сделать первым делом с самого утра.
5. Ведите заметки, чтобы не пропустить ничего важного.

Рабочий ритм:

1. Не переусердствуйте, работая из дома. Если вы обычно работаете 8 часов каждый день, постарайтесь сделать то же самое в удаленном формате работы.
2. Планируйте день так, как удобно вам. Постарайтесь быть в рабочем режиме в те же временные промежутки, в которые вы работали и раньше в офисе.
3. Структурируйте свой день, используйте календарь и не забывайте про перерывы на обед и кофе.
4. Постарайтесь максимально разделять рабочие и домашние задачи.

Онлайн-встречи.

1. Подготовьте наушники, не всегда удобно пользоваться аудио ноутбука.
2. Используйте камеру.
3. Не забывайте отключать звук (Mute), когда вы не разговариваете. Так удобнее проводить онлайн встречи, на которых присутствует большое количество людей.
4. Подключайте проводное соединение, если видите, что WI-FI или 3G работает с перебоями.
5. Добавьте свои аватарки на все онлайн сервисы, которые вы используете.
6. Не отвлекайтесь на серфинг в интернете во время встреч.

Если вы — руководитель команды

Рабочее время:

1. Всегда говорите «Привет» и «До завтра» своей команде перед началом и завершением рабочего дня.
2. Установите общие часы работы для своей команды.
3. Убедитесь, что все члены команды готовы начать свой рабочий день.

Онлайн-встречи:

1. Начинайте каждую рабочую встречу с краткого обсуждения самочувствия и настроения каждого участника.
2. Празднуйте результаты и достижения. В формате удаленной работы это особенно важно.

Проджект-менеджмент:

1. Говорите про планы, ожидания, сроки и цели.
2. Запланируйте больше встреч 1:1, чтобы в быстром формате узнавать новости от сотрудников.
3. Доверяйте своим сотрудникам, не переусердствуйте с количеством трекеров за их продуктивностью.

Share more, learn more:

1. Убедитесь, что вся важная информация есть в открытом доступе для всех сотрудников.
2. Чаще делитесь устной и письменной обратной связью.
3. Поощряйте обратную связь от сотрудников вам.

Баланс:

1. Следите за тем, чтобы сотрудники не работали в нерабочее время: напишите им в личные сообщение и напомните, что в это время стоит отдыхать и набираться сил.
2. Пропагандируйте здоровые привычки работая из дома, например, количество пройденных шагов за день и т.д.
3. Поощряйте здоровое питание дома — спрашивайте о том, что сотрудники едят на завтрак, обед или ужин/
4. Убедитесь, что на онлайн встрече присутствуют все — очень легко кого-то «потерять»/

Инфраструктура:

1. Старайтесь все записывать, ведите нотатки.
2. Создайте информационный хаб.
3. Google Docs: организуйте пространство для сотрудников.
4. Научите сотрудников пользоваться сервисами для организации встреч, если в этом есть необходимость.

Источник: AIN.UA