Мінімум учасників та карантинні обмеження - команда Octopus Events про організацію 8P

  • 17 сентября, 09:18
  • 3827
  • 0

Пандемія і карантин внесли свої корективи у кожну галузь бізнесу. У цей час на межі виживання опинилися івент-агенції: якщо приватні заходи у період карантину ще можна було провести, то масові бізнес-івенти були під суворою забороною.

Флагманським заходом команди Octopus Events і агентства Netpeak є конференція з інтернет-маркетингу 8P. Вісім років поспіль конференція відбувалася у середині липня в Одесі та збирала 1 500+ учасників. Цього року, незважаючи на карантин, жорсткі обмеження і нестабільну ситуацію у світі, конференція все ж відбулася 29 серпня. Про те, наскільки важко провести бізнес-івент у 2020 році, розповіла команда організаторів 8P.

Про перенесення дати

8P традиційно носить звання літньої конференції з інтернет-маркетингу. Середина липня, сонце, море і Одеса — учасники їдуть не тільки навчитися чомусь новому, а й відпочити.

У 2011 році 16 липня ми провели першу 8P, яка зібрала трохи більше 300 осіб. За 8 років аудиторія конференції виросла в 6 разів і вже 13 липня 2019 року ми поставили наш особистий рекорд за кількістю людей — 1 875 осіб.

За всі 8 років ми жодного разу не змінювали дату проведення конференції і це завжди була середина липня. Дата 8P — одна з наших «фішок», учасники заздалегідь знають, коли відбудеться конференція і можуть планувати свою відпустку і візит до Одеси.

На початку лютого датою проведення 8P 2020 ми оголосили 11 липня, з легкістю перевиконали лютневий план з продажу та були націлені цього року побити свій власний рекорд відвідуваності.

Але 3 березня в Україні офіційно оголошують про перший випадок зараження коронавірусом, 11 березня в країні починається карантин і повний локдаун. В кінці березня ми розуміємо, що карантин не закінчиться так швидко, як ми думали. І у нас залишається два варіанти: або ризикнути і провести 8P 29 серпня, або перенести конференцію на наступний рік. Ми вибрали перший варіант, зіткнулися з величезною кількістю труднощів, але нітрохи не пошкодували.

Після того, як ми визначилися з точною датою проведення конференції, нам необхідно було обдзвонити всіх учасників, які вже придбали квитки. На той момент у нас їх було близько 200. Ми готувалися до великої кількості повернень, але наші учасники підтримали нас і в підсумку повернутих квитків було мало, близько 1%.

 

8P 2020, 29 серпня, Одеса

Про продажі квитків

8P знаходиться у середньому ціновому сегменті бізнес-заходів, тому ціни на квитки варіюються від 2 000 до 12 000 в залежності від категорії квитка і часу придбання. Перші два тижні після старту продажів у нас діють найвигідніші ціни, тому в лютому ми перевиконали план. Але вже у березні різко просіли замовлення квитків. В результаті, з 20 березня по 22 травня у нас не було жодного продажу. Потік замовлень почав потроху відновлюватися лише на початку червня. Люди все ще не знали, чи відбудеться конференція, чи повернуть жорсткий карантин, тому з побоюваннями ставилися до придбання квитків. І обсяг замовлень ми нарощували дуже повільно. Кожен проданий квиток у травні-червні 2020 року був для нас маленькою особистою перемогою.

А вже за місяць до конференції ми продавали 10-20 квитків на день. Швидше за все, ми б зібрали більше учасників, але у нас стояло жорстке обмеження на кількість людей для дотримання правил безпеки.

Робота з іноземними учасниками

На 8P приїжджають дуже багато іноземних учасників, в основному з країн колишнього СНД. А також з Німеччини, США, Чехії, Кіпру та інших. Більшість цих країн потрапили у червону зону, а це означало, що учасникам необхідно було здати ПЛР-тест на території України і 2 доби перебувати на самоізоляції, допоки не будуть відомі результати тесту. Більшість учасників не були готові до такого, тому всім, хто не зміг до нас прилетіти з-за кордону, ми продовжили термін дії квитків на конференцію 8P наступного року.

14 серпня Білорусь та ряд інших країн увійшли до зеленої зони, тому 29 серпня на конференцію до нас приїхали близько 10 іноземних учасників, що на 98% відсотків менше, ніж минулого року.

 

Цього року на конференції були незвичайні бейджи

Обмеження кількості учасників та заходи безпеки

Після того, як ми вирішили організовувати конференцію цього року, нашим головним пріоритетом стала безпека учасників. Разом з командою ми розробили ряд заходів безпеки, які зробили б перебування на конференції максимально комфортним.

Перше, і найголовніше, цього року 8P пройшла у форматі Limited Edition. Це означає, що ми скоротили кількість учасників до 779 (на 60% в порівнянні з минулим роком), щоб виконати вимоги МОЗ. Для можливості дотримання соціальної дистанції нам необхідно було надати 5 кв. м площі на одну людину. Тому ми орендували ту саму локацію, що і минулого року, побудували намет для нетворкінгу на свіжому повітрі, організували простору зону реєстрації на вулиці, орендували терасу для харчування — і замість 2 000 учасників приняли тільки 779.

 

Виступ спікера на конференції 8P

Крім того, спільно з нашим партнером Secur ми впровадили ексклюзивну технологію температурного скринінгу. На вході були встановлені спеціальні системи, які в режимі реального часу вимірювали температуру учасників і виводили її на екрани. Якби в учасника виявляли температуру, то волонтери супроводили б його до фельдшерського пункту. Якщо після повторного вимірювання підвищена температура підтвердилася, то ми б відмовили учаснику у відвідуванні конференції, а його квиток залишився б дійсним на наступний рік. Але на практиці у день конференції ми жодного разу не відмовили учаснику, так як підвищеної температури ні у кого не виявилося.

Ми також регулярно проводили дезінфекцію поверхонь і в перервах провітрювали усе приміщення. У сумці кожного учасника був особистий антисептик і маска. А у зоні харчування цього року використовували індивідуальний пластиковий посуд.

Спікери та карантин

Разом з рішенням все ж провести 8P 2020 прийшло усвідомлення того, що цього року зарубіжних спікерів не буде. Лайнап 8P — це 30+ експертів з SEO, PPC, веб-аналітики та арбітражу трафіку. І якщо зазвичай у програмі конференції є близько 30% зарубіжних доповідачів, то цього року вся програма 8P була зібрана виключно з українських спікерів. Ми щиро пишаємося тим, що в Україні так багато крутих фахівців, які готові ділитися своїм досвідом.

Але ми не зупинилися на цьому і у 2020 році разом з Олександром Жиляєвим з Prom повністю оновили напрям Business & Digital. Таким чином, ми зібрали один з найпотужніших лайнапів за 9 років існування 8P: у нас виступили Banda Agency, INTERTOP Ukraine, Comfy, KAMA, Fedoriv Group, AJAX Systems, EVO та багато інших. А до технічного SEO, онлайн-реклами і аналітики додався контент-маркетинг, робота з креативом і стратегією бренду.

 

Павло Вржещ (Banda Agency), Андрій Федорів (Fedoriv Agency) на 8P 2020

Можна сказати, що карантин зіграв нам на руку у питанні складання програми: ті спікери, які щороку влітку їздили у відпустку, не виїхали через закриті кордони. І погодилися виступити у нас 

Негатив від учасників

Зізнаємося чесно: ми боялися, що на нас може зійти хвиля негативу за те, що взагалі вирішили проводити івент (хоча законодавчо обмежень на масові заходи в Одесі не було). Але, мабуть, люди настільки скучили за конференціями, за живим спілкуванням і розвіртуалізацією, що ми не отримали жодного негативного відгуку. Навпаки, люди говорили про те, що учасників менше, але вони розуміють, чому цього року саме так.

Ось лише невелика частина відгуків, які учасники залишили в нашій анкеті:

  1. «Очень атмосферно и заряжает на новые идеи!»
  2. «Ребята, вы огромные молодцы! Сделать в этом году конференцию — это надо иметь сильные нервы и напор! Спасибо вам за эту тусовку и спикеров!»
  3. «Дуже крута організація. Велике дякую! Потік Business & Digital — супер корисний, і спікери дуже цікаві та харизматичні.»
  4. «Понравилось все — контент, спикеры, атмосфера и нетворкинг.»
  5. «Це супер, я потрапила до вас вперше. Але цього було достатньо, щоб всі мої сусіди (далекі від маркетингу) отримали заряд енергії і бажання потрапити до вас! »
  6. «Для мене 8Р став чимось новим, незвичайним і крутим. Вийшла зі своєї зони комфорту, спілкувалася з новими цікавими людьми, бачила ще більше крутих професіоналів у своїй справі.»

Як відчувала себе команда?

Здавалося б, учасників менше, що означає і менше навантаження, і конференцію організувати легше. Але цього року все як раз навпаки. Оскільки локація, кількість напрямів і типи квитків залишилися аналогічними минулим рокам, кількість процесів не змінилася: ми так само запрошували спікерів, створювали меню для харчування учасників, друкували бейджи і працювали з підрядниками. Крім того, вперше розробили спеціальний карантинний мерч і особливу увагу приділили заходам безпеки і комунікації з нашою аудиторією у соціальних мережах. Не кажучи вже про те, що цього року команда організаторів була менше, а з психологічної точки зору це була одна з найскладніших організацій події.

Нас врятувала згуртованість, кожен як міг підтримував один одного, а всі разом ми вирішували проблеми, які раз у раз несподівано звалювалися на нашу голову. Наприклад, раптове закриття кордонів за добу до конференції (при тому, що у нас були іноземні учасники). У такі складні часи тільки командна робота допомагає залишитися в робочому стані. З цієї точки зору, це була хороша перевірка, яку ми успішно пройшли.

 

Скільки ми заробили на конференції?

На питання, чи окупилася конференція, можемо сказати наступне: при скороченні кількості учасників і спонсорів на 60% в порівнянні з минулим роком, всі наші витрати залишилися ідентичними. Ми залишили ту саму локацію, організували чотири напрями, розробили мерч (сумки, маски, футболки, стікери), провели Afterparty. Заробити на офлайн-заході у 2020 році точно не вийшло. Але цього року ми робили 8P не для того, щоб заробити. Це той випадок, коли гроші — не головне. Головне — палаючі очі наших учасників від кількості нових знайомств і такої довгоочікуваної розвіртуалізації, нереальна атмосфера на виступах спікерів і впевненість у тому, що ми можемо подолати будь-які труднощі.

Ця конференція 8P була викликом для нас самих і своєрідною подякою нашим учасникам, які їдуть до нас з року в рік, навіть у такий непростий час. Кожен їхній відгук про нас ми пропускаємо через себе і він залишається у самому серці. І коли вони говорять, що наступного року обов’язково приїдуть до нас знову, ми розуміємо: все було не дарма!

 



0 комментариев
Сортировка:
Добавить комментарий