Автор: Данило Волох , Manager, Engineering в GlobalLogic

Covid-19 і дистанційна робота

З початком пандемії Covid-19, тоді, коли майже всьому ІТ, а також багатьом іншим бізнесам довелося переходити на дистанційну роботу, я швидко усвідомив, як добре що наша команда успішно функціонує дистанційно вже декілька місяців.

 Сьогоднішня стаття буде про те, як ми побудували успішну комунікацію в ІТ-команді, учасники якої знаходяться у різних містах та навіть країнах. Впевнений, що цей досвід буде корисним іншим менеджерам, які лише починають будувати та розвивати свою розподілену команду.

Данило Волох 

Як ми збирали команду

Наш клієнт - це велика телекомунікаційна компанія з США. У зв’язку з поширенням і популярністю сторонніх інтеграцій у телекомунікаційні рішення (наприклад, інтегрувати контакти з сервісу G Suite, чи клієнтів із Salesfore.com), наш клієнт хотів реалізувати можливість додавати такі інтеграції у свій продукт. Для цього ми розробили архітектуру такої системи та змогли виграти у замовника цей проєкт. Основна частина розробки почалася наприкінці 2019 року, водночас ми почали на повну силу набирати команду.

Перед тим, як шукати зовнішніх спеціалістів, ми завжди ретельно вивчаємо внутрішніх кандидатів в компанії, аби швидко створити потужне ядро команди та стартувати проєкт. Через те, що наш Delivery Unit містить офіси з кількох країн, ми завжди шукаємо внутрішніх кандидатів не лише у Львові, а в інших містах нашого DU.

Жиліна, СловаччинаВибір впав на Словаччину, адже у місцевих спеціалістів уже був досвід втілення подібних задач. Декілька back-end інженерів з двох міст були обрані для роботи над проєктом. Попередньо ми не проводили інтерв'ю та не були особисто знайомі з членами команди, про рівень їх досвіду знали із резюме та відгуків інших людей у компанії.

 Враховуючи досвід попередніх проєктів, ми були впевнені, що команда впорається із завданням в обумовлений термін. Звісно, за умови, що ми налагодимо ефективну комунікацію та взаємодію на проєкті. У цьому нам допоміг один з місцевих менеджерів, який долучився до нас на перші кілька тижнів, щоб допомогти краще познайомитися та налагодити спілкування в нашій кросс-культурній команді.

На вході ми мали команду з 8 людей. Четверо перебувало у Львові, ще четверо у місті Жиліна, а один програміст працював у місті Банська Бистриця. Двоє людей прийшли в компанію зовсім нещодавно, але усі решта - внутрішні спеціалісти GlobalLogic. 

Тобто більшість із нас уже були знайомі з компанією, внутрішньою культурою та основними процесами. Проте, у нас не було досвіду взаємодії як єдиної команди, ні “вживу”, ні в дистанційному режимі. Попри це перед нами стояло завдання за 3 місяці створити першу версію продукту, яку наш клієнт може демонструвати на конференціях.

Важливість відеоконференцій

Як менеджер проєкту, я розумів важливість добре налагодженої комунікації для успішної роботи команди. Мій попередній досвід роботи показував, що серед усіх засобів комунікації, які використовувала команда, найбільш комфортними та ефективними були саме відеоконференції (нещодавнє дослідження колег про стрімке зростання популярності рішень для відеозв'язку підтверджує, що це не лише моя особиста думка).

Інші дослідження показують, що використовуючи відео, набагато легше побудувати стосунки й заслужити довіру. Однією з найпоширеніших проблем є те, що люди соромляться включати камеру на дзвінках, адже так ми втрачаємо приватність. Нам потрібно приділяти більше уваги своїй поведінці. Але є й очевидні переваги: люди, які спілкуються за допомогою відео, розуміють один одного в рази краще. Ми можемо жестикулювати, а також маємо можливість помічати незадоволення чи схвалення наших слів лише по виразу обличчя. Це доказують нещодавні дослідження Forbes та Zoom.

Надихнувшись подібними статтями, а також вже маючи позитивний досвід проведення відеоконференцій, я дуже наполягав, щоб всі підключалися з відео.

Спочатку люди перепитували: “Данило, мені потрібно включати камеру?”. Але згодом всі звикли, що треба підключатися на дзвінки по відео.

На початку проєкту лише 2-3 людей підключалися за допомогою відео. Невдовзі, всі в команді використовували відео спілкуючись між собою. Це було для мене ще одним підтвердженням того, що відеоконференції - один із ключів у роботі дистанційно.

Банска-Бистріца, СловаччинаМобільний зв’язок і потреба в розмові поза межами офісу

Бувають ситуації, коли ваших колег вже немає в офісі, але вам терміново потрібно з ними поспілкуватися. Коли всі знаходяться в одному місті, або хоча б в одній країні, то можна зателефонувати на мобільний. Проте в умовах міжнародних команд, мобільний зв’язок може бути досить дорогим. Для комунікації зі словацькими колегами, ІТ-відділ GlobalLogic налаштував мені SIP клієнт на комп’ютері. Відтепер я мав безкоштовний мобільний зв’язок з командою в іншій країні.

Я скористався цим сервісом лише декілька разів, один із яких був у неробочий час. Так ми з командою домовились бути на зв’язку ще декілька годин вже неробочого часу та відповідати виключно на термінові питання. Таке рішення довелось прийняти через різницю в часі.

Scrum церемонії та важливість One-on-One зустрічей

З самого початку ми вирішили слідувати Scrum усюди, де це можливо. Ми проводили Sprint Planning, Retrospective, Daily scrum, Demo. Пізніше на одній із ретроспектив ми вирішили, що планування потрібно розділити на Backlog Grooming і Sprint Planning. Через те, що фаза проєкту була досить короткою - лише 3 місяці, було прийнято рішення працювати в режимі 1-тижневих спринтів. Спочатку ми хвилювалися, що буде багато нарад і мало часу на роботу, але потім ми пристосувалися і планували з метою мати Demo в кінці кожного спринта.

Окрім Scrum-церемоній, ми намагалися часто збиратися на дзвінки для розв'язання поточних питань. Як тільки якесь питання потребувало уваги, ми збирали робочу групу та оперативно його обговорювали.

Ще одним важливим аспектом роботи є регулярні One-on-One між командою і менеджером. Один раз на місяць ми спілкувалися з кожним членом команди. Коли люди говорять про особисте, про уподобання, про хобі, знаходять спільні інтереси, ці 30 хв на місяць дуже зближують. Маючи регулярні One-on-One, потім легше разом реалізовувати проєкти.

Висновок

Ми успішно закінчили першу фазу проєкту і зараз активно працюємо над стартом наступної фази, навіть більшої за першу. Наш досвід показує, що організувати кроскультурну команду у різних країнах може бути просто. Часте спілкування зі своїми колегами допоможе вам познайомитися краще. Якщо ви менеджер проєкту, обов'язково проводьте One-on-One зі членами своєї команди, особливо з тими, що знаходяться в іншій країні. Забезпечте хороший відеозв’язок та не соромтеся попросити колег включити камеру, це допоможе всім у встановленні кращої комунікації. Старайтеся мати мобільний зв’язок із командою про всяк випадок. Заохочуйте вашу команду обговорювати проблеми та задачі у режимі відеозв'язку. Я впевнений, що ці прості, але дуже ефективні поради стануть вам у нагоді не лише на час карантину, але й у створенні розподілених команд у майбутньому, коли ми проводитимемо в офісах більше часу. Успіхів вам у ваших проєктах!