На початку вересня у Верховній Раді групою народних обранців було зареєстровано законопроєкт №4051 щодо удосконалення правового регулювання дистанційної роботи. Вже за два місяці, 3 листопада, народні депутати проголосували за проєкт у першому читанні. 

Які норми пропонують закріпити автори у наведеному документі і про те, які нюанси організації цього процесу в компанії, розповіла старший юрист CMS Cameron McKenna Nabarro Olswang Наталія Наконечна.

Image caption

Про те, що віддалена робота прийшла до нас із карантином і залишиться надовго і після його завершення, зараз не говорить хіба що лінивий. Так само багато пишеться і розповідається про переваги й недоліки віддаленої роботи як для працівника, так і для компанії-роботодавця. У цій статті спробуємо зробити підсумок ключових аспектів роботи з дому в українських реаліях, окреслити тренди та надати кілька ключових порад із погляду організації процесу.

Коли ця стаття готувалася до друку, Верховна Рада прийняла в першому читанні проєкт закону №4051 від 4 вересня 2020 року щодо удосконалення правового регулювання дистанційної роботи. З прийняттям цього закону (а те, що він буде прийнятий сумнівів мало, адже його необхідність продиктована часом), регулювання дистанційної роботи в Україні набуде набагато більшої ясності та прозорості. А в очікуванні цього поговоримо докладніше, що може дати дистанційний режим роботи як компанії, так і працівнику.

Працювати з дому: зло чи порятунок?

Баланс між життям та роботою: віддалена робота в більшості випадків розглядається як позитивний чинник, що сприяє покращенню балансу між приватним життям та роботою (life work balance). Відсутня необхідність витрачати час на проїзд до офісу й назад, є більша можливість розподіляти свій розклад між робочими завданнями та особистими справами, створюється шанс для більшої мобільності (можна працювати з іншого міста чи навіть країни), отже, зростає стимул працювати ефективніше, щоб присвятити більше часу приватній сфері життя. Все це, здавалося, має зменшувати рівень стресу працівників та покращувати рівень задоволеності життям.

Однак не все так просто. Дослідження, проведенні в багатьох країнах часто доводять протилежне. Так, наприклад, у Японії багато «ремоутерів» (від англ. «remote» – віддалений) відповіли, що із запровадженням віддаленої роботи вони фактично почали працювати 24/7, бо не розуміють, де проходить межа між робочим та неробочим часом. Працівники на віддаленій роботі проводять більше часу за робочими гаджетами, перевіряючи корпоративну пошту та відповідаючи на робочі дзвінки рано вранці, пізно ввечері чи на вихідних.

Звичайно, це великою мірою питання корпоративної культури та стандартів, але часто компанії зловживають відсутністю чіткого правового регулювання цього питання та в більшості випадків неформально вимагають від працівника бути постійно на зв’язку. На сьогодні лише деякі країни (наприклад, Франція) на законодавчому рівні закріпили право телеворкерів (тобто працівників, що працюють віддалено), відключати зв'язок після закінчення робочого часу. До речі, проєкт №4051 передбачає таке право для працівників, що є дуже позитивним.

Економія коштів: для роботодавців це передусім можливість зменшення витрат на оренду офісних приміщень. Залежно від компанії та виду її бізнесу така економія бюджету може бути досить суттєвою, але ймовірність того, що невдовзі офіси стануть пережитком минулого досить примарна.

Як показує практика, працівникам потрібна можливість час від часу працювати в офісі (для зустрічей і обговорень у «живому» режимі, чи коли вдома працювати з якихось причин важко чи неможливо, або навіть для банальної зміни «картинки»). Водночас площі орендованих приміщень можуть суттєво зменшитися, а значить, й витрати на їхній ремонт та оздоблення (зменшиться необхідність в пафосних фронт-офісах).  Витрати на відрядження зменшується з переведенням більшості зустрічей в онлайн режим, що стало нормою карантинного життя.

Що ж для працівників?  Вони теж можуть заощадити на віддаленому режимі роботи, не витрачаючи на проїзд до місця роботи, а також ланчах та подібних витратах (як показує дослідження одного з британськиї виданнь, у середньому на ланчі британці зможуть заощадити 3000 – 5000 фунтів стерлінгів на рік).

Технічне оснащення, захист інформації 

Очевидно, щоб ефективно працювати з дому, працівник має мати технічну можливість для цього. Тому компанія повинна або надати корпоративне обладнання (лептоп, телефон тощо), або забезпечити можливість використання працівником своїх власних гаджетів. При цьому питання захисту інформації стоїть як ніколи гостро. Для того щоб мінімізувати ризик втрати конфіденційної інформації, зокрема через хакерські атаки на незахищені мережи, компанія має вкласти досить значний фінансовий ресурс у належне програмне забезпечення, оперативну та кваліфіковану IT-підтримку.

Здається, що все це добре зрозумілі істини, але досвід показує, що наразі лише великі компанії (та й то далеко не всі) інвестують у кібербезпеку. Середній та малий бізнес через брак коштів, часто ігнорує це питання. Хоча варто зауважити, що питання захисту інформації – це не тільки і не стільки дороге IT-оснащення, але й чіткі та прості правила роботи персоналу поза офісом, які мають бути викладені в політиках компанії та доведені до відома працівників.

Такі правила мають містити в собі роботу в незахищених мережах (підключатися чи ні до публічних/відкритих інтернет-мереж), доступ третіх осіб до робочого комп’ютера чи іншого обладнання (зокрема, і членів сім’ї, включно з дітьми), система негайного повідомлення ІТ-служби компанії в раз втрати обладнання чи підозри в кібератаці тощо.

Однозначною рекомендацію є впровадження технологій, коли фізична втрата робочого гаджету (телефона, лептопа тощо) не веде, до втрати інформації, що містилася на ньому (використання хмар, можливість віддаленого стирання всієї інформації та ключів доступу чи повне блокування втрачених пристроїв, яке унеможливить їхнє подальше використання).

Ефективність роботи, моніторинг за працівниками

«Якщо мої працівники працюють поза офісом, я не можу бути впевнений, що весь робочий час вони дійсно працюють». Часто доводиться чути такі аргументи від власників бізнесу, які навіть під час карантину дуже неохоче запроваджують або ж взагалі відмовляються запроваджувати віддалену роботу у своїх компаніях.

Порада щодо цього лише одна: запроваджуйте ефективне оцінювання продуктивності праці. Для кожного бізнесу воно буде індивідуальним, але рецепт успіху для всіх один: воно має однаково працювати для всіх працівників (і тих, хто в офісі, і тих хто працює віддалено).

Архаїчне «відсиджування» в офісі з 9.00 до 18.00 не може бути критерієм ефективності в сучасному бізнесі. Якщо ви досі побоюєтесь, що відсутність працівника за робочим столом перед очима боса зробить його роботу менш ефективною, значить, можливо, саме час замислитися, чи у вашій компанії чіткі критерії для оцінки продуктивності вашого персоналу і чи знає ваш персонал, якими вони є.

Охорона праці, ментальне здоров’я

Традиційно це питання розглядається в ракурсі попередження нещасних випадків на виробництві (дуже радянське формулювання, до речі) та професійних захворювань. При цьому обов’язок гарантувати безпечні умови праці завжди лежить на роботодавцеві, навіть якщо працівник працює з дому чи з іншого місця поза офісом. Зокрема, відповідно до вимог законодавства роботодавець мав би провести огляд житлових чи інших приміщень поза офісом, де працівник працюватиме віддалено, щоб пересвідчитися, що вони відповідають вимогам безпеки праці. На практиці, вочевидь, ця вимога виконується вкрай рідко.

З огляду на це, рекомендуємо включати в трудовий договір та/або інші документи щодо впровадження віддаленої роботи положення, у якому працівник (і) за можливості ідентифікує (це особливо актуально для роботи з дому), де конкретно буде працювати віддалено, та (іі) підтверджує, що в ціх приміщеннях є всі умови для виконання ним його роботи безпечно й без ризику для його здоров’я.

У сучасному світі питання підтримання ментального здоров’я працівників набуває все більшої актуальності, хоч і не входить у традиційне вузьке поняття охорони праці, закріплене на рівні законодавчих вимог. Тому компанії, які вкладають у програми підтримки ментального благополуччя працівників, боротьбу зі стресом тощо однозначно йдуть в ногу з часом і більше цінуються на ринку праці, не кажучи про те, що у такий спосіб  збільшують ефективність роботи своєї організації.

Топ-5 порад для організації віддаленої роботи

Віддалена робота має свої переваги та недоліки. Звичайно, таку модель роботи можна застосовувати не до всіх працівників. Автоматично відпадають усі «блакитні комірці» (тобто робітники, що зайняті фізичною працею) та й не до всіх «білих комірців» (тобто офісних трударів) її можна застосувати.

Але динаміка сучасного світу робить експансію такого стилю роботи невідворотною. Повторні локдауни у зв’язку з COVID-19 та посилення карантинних заходів можуть лише прискорити цю динаміку. Отже, наші топ-5 порад, щоб підготуватися до введення віддаленої роботи та зробити її справді ефективною:

1. Зробіть внутрішній due diligence та поділіть працівників за категоріями: ті, хто мають працювати лише з офісу, ті, хто можуть працювати віддалено, і ті, хто можуть поєднувати два зазначені режими роботи.
2. Підготуйте прості та чіткі політики та інструкції щодо віддаленої роботи: працівники повинні розуміти свій графік, вимоги до перебування на зв’язку, правила комунікації, зокрема оперативного повідомлення менеджменту у випадку хвороби, питання захисту робочої інформації та використання робочого та власного обладнання для робочих цілей.
3. Вкладайте в кібербезпеку: крім вже згаданих політик, акцент має бути на розвиток ІТ-інфраструктури, всередині компанії має бути створено «гарячу лінію», куди працівники можуть звернутися для вирішення різноманітних технічних питань, зокрема повідомити про втрату обладнання чи підозру кібератаки.
4. Заздалегідь внесіть застереження про можливість введення режиму віддаленої роботи в трудові договори з працівниками, для яких така модель роботи є застосовною.
5. Розробіть адекватні критерії оцінки ефективності праці персоналу, що працює у віддаленому режимі, які дозволять об’єктивно оцінювати їхню продуктивність.

Перефразувавши відомий вислів, можемо підсумувати: не така страшна віддалена робота, як її малюють. Однозначно, це тренд, який ставатиме все більш і більш поширеним. Чим раніше ви підготуєте свій бізнес до ефективного впровадження та застосування цієї моделі, тим успішнішим  та динамічнішим він буде. І ваші працівники теж неодмінно оцінять це!