Девід Аллен — американський експерт із питань особистої продуктивності, творець методу управління часом Getting Things Done, автор бестселера «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу». В ексклюзивному інтерв’ю для Happy Monday він розповів про те, як навчитися все встигати та що робить його понеділки щасливими. 

Про пошук себе

До 35 років я встиг змінити 35 робіт, тому що не уявляв, чим хотів би займатися в житті, і більше цікавився духовним та особистим розвитком. Працював я тоді лише через необхідність сплачувати за житло, а не за покликом серця. Моя порада тим, хто досі шукає себе — розслабитися й зосередитися на тому, чим ви любите займатися.

Достатньо просто усвідомлювати, які речі запалюють вас. Це не обов’язково повинно виглядати, як повноцінна робота або професія, але з цього я рекомендую починати — створювати ідеальні декорації у своєму житті.

Важливо розуміти, що усвідомлення, а що ж саме вас запалює, не приходить раптово одного чудового ранку.

У дитинстві я був актором у місцевому театрі, у середній школі ходив на дебати і вчився імпровізувати. Мені завжди подобалося писати, я цікавився історією та філософією. Тоді здавалося, що єдине, чим можна займатися відповідно до таких інтересів — викладати історію.

Після університету я хапався за все підряд: працював офіціантом, продавав моторолери та вітаміни, керував СТО та АЗС. Чи вважаю я цей час змарнованим? Ні, навпаки — саме тоді я отримав величезний досвід.

Не чекайте на ідеальну роботу: озирніться, знайдіть найкраще з того, що вам доступно в цей момент, і почніть рухатися в цьому напрямку.

Про віднайдення

Я був «хорошим хлопцем № 2» в оточенні друзів, які відкривали власний бізнес і, здавалося, уже знайшли своє покликання. Сам я тоді займався консалтингом: допомагав власникам бізнесу вдосконалювати процеси.

Я — найбільш ледачий хлопець, якого тільки можна зустріти. Я завжди казав: «Що б ти не робив, має бути легший спосіб зробити це».

Потім виявилося, що допомога, яку я надаю своїм друзям-бізнесменам, теж може стати оплачуваною професією. Так я став консультантом і в 1981 році повісив свою першу маленьку табличку «Allen Associate». Саме тоді я зрозумів, що в мене добре виходить створювати методики, які допомагають людям.

Про створення власного методу

Чим більше інформації людина тримає в голові, тим складніше їй зберігати ясність мислення. Мені допомагали в цьому медитативні практики та заняття бойовими мистецтвами. Я навіть маю чорний пояс із карате.

Медитативний стан, у якому твоя голова ясна — це найкращий стан для роботи.

Я почав шукати прийоми з очищення розуму, які працювали б саме для мене. Так я винайшов для початку три-чотири речі, які давали мені більше чіткості, стабільності, контролю та здатності до фокусування. Потім поділився цими прийомами зі своїми клієнтами — це допомогло їм також. І стало початком створення власної методології, на яку пішло близько п’яти років.

На одному великому корпоративному тренінгу мені запропонували розробити навчальну програму для всієї компанії. Так я опинився у світі корпоративного навчання. Тоді, в 1984 році, мені було майже 40. А перше видання моєї книги побачить світ аж у 2001 році.

«Не використовуйте голову як офіс»

Система, яку я розробив, допомагає припинити використовувати голову як шалений офіс.

Більшість людей беруть на себе набагато більше зобов’язань, ніж усвідомлюють.

У ній багато уваги приділяється тому, від яких речей краще звільнити свою голову й перенести їх на зовнішні носії. Щоденник чи календар лише частково здатні з цим впоратися. Вільний простір у голові дає можливість приймати кращі рішення й дослухатися до власного серця.

Щоби методологія діяла, її варто дотримуватися, а не щоразу пробувати все нові й нові способи. Впорядкованість — це не обмеження, насправді вона дає набагато більше свободи для дій. Потрібно спробувати, і за деякий час вирішити, чи саме така чіткість та ясність потрібні вам і надалі.

Більшість людей чекає, що система працюватиме за них. Насправді потрібно усвідомити процес мислення та методологію, і тоді вони змусять систему працювати.

Моя система покращує все, що ви робите, і одночасно — абсолютно не здатна зашкодити. Докладніше про методику можна прочитати в моїй книзі. Втім, просте прочитання ніяк не допоможе впорядкувати думки: систему потрібно випробувати на практиці.

Про планування

Найбільш поширена помилка під час планування — людська звичка все тримати в голові замість того, щоб елементарно записати те, що вони щойно комусь пообіцяли. Коли в голові з’являється наступна думка, люди вже забувають про попередню. Я усе записую в маленький кишеньковий записник.

Я ненавиджу тримати щось у голові. Для більшості людей найпотрібнішим буде усвідомити, що можна мати дійсно ясну голову, навіть коли ти дуже зайнятий.

Щоби звільнити власну голову від зайвої інформації, я складаю сотні списків, включно з довідковими та контрольними. У мене є списки фільмів, які я хотів би подивитися, їжі, яку хотів би приготувати, речей, необхідних для подорожі. Також є близько семи дуже активних списків — нагадувань про дії, які необхідно виконати, та проєкти, які я повинен завершити.

Планувати й записувати можна по-різному, і не обов’язково використовувати високотехнологічні додатки. Мій улюблений планувальник — це папір і ручка.

Якщо ви просто триматимете папір і ручку біля ліжка, то будете краще спати.

Як я фіксую плани і думки:

1. Ідея або завдання записуються на папері.
2. Потім переносяться до записника.
3. До кінця дня або наступного дня я переглядаю всі ці нотатки і вирішую, чи корисний це матеріал, чи щось можна вже відкинути.

Якщо план чи ідея довгострокові, і їхнє виконання потрібно буде надалі відстежити, я вношу це в комп’ютер. Це може бути список онлайн-ефірів, які я маю провести, перелік питань, які варто обговорити з дружиною, список усіх проєктів. Такі речі я переношу на iPhone, iPad та комп’ютер, щоби переглядати знову і знову.

Спитайте мою дружину: від природи я неорганізована людина. Мені подобається бути спонтанним і креативним і просто йти за своїми інтуїтивними поривами. І саме моя методологія дозволяє мені бути таким майже весь час.

Про популярність

Чому саме мої книги продаються 5-мільйонними примірниками? У мене на це може бути тільки одна відповідь: мій метод працює. Це не було просто: на те, щоби випробувати його, довести до розуму і викласти у формі книги та тренінгів, знадобилося багато років і тисячі робочих годин.

Це гарна книга. Я не маю кращої відповіді.

Про мотивацію

Мені знадобилося 25 років, щоб створити щось унікальне у плануванні та продуктивності, але я досі не дуже знаюся на мотивації. Решту життя я хочу присвятити тому, щоби розібратися, як переконати людей дотримуватися моєї методики.

Я просто прокидаюся й кажу: «Так, що б мені хотілося зробити сьогодні?». І починаю працювати.

Про щасливі понеділки

Що робить мої понеділки щасливішими? Успіх людей, яким допомогла моя система. Я отримую тисячі листів зі словами вдячності: один із них був від хлопця, який написав, що ця система допомогла йому вилікуватися від раку. У лікарняному ліжку він читав мою книгу і, керуючись порадами з неї, почав сприймати процес свого лікування як старт проєкту «Стань здоровим». Зараз з ним все гаразд.

Кожен день — це день. Це просто зараз. Коли ви це усвідомите, ви будете постійно знаходитись у своїй зоні.