Десятки книг посвящены тому, как быть эффективным, каждую минуту жизни тратить только на полезные действия и навсегда забыть про прокрастинации. Коучи зазывают на онлайн- и офлайн-тренинги с красивыми названиями а-ля «Искусство управления временем».

Про них даже часто говорят: «Тренинги по техникам целеполагания и тайм-менеджменту ведут те, кому они всё равно не нужны, для тех, у кого они все равно не сработают». Ну а про закон Парето или матрицу Эйзенхауэра знает каждый, кто хоть когда-нибудь пытался овладеть техниками тайм-менеджмента.

Работают ли эти техники? Наверное, да. Применяем ли мы их в своей жизни? Увы, далеко не всегда.

Дело в том, что техники не универсальны. Кому-то они подходят, а кому-то нет. Кто-то внедряет их в свою повседневную жизнь, а кто-то забивает на них на третий день применения. Иногда техники круто звучат в теории, но на практике вносят в рабочий день ещё большую неразбериху и доводят нас до истерики.

Опытом делятся руководитель агентства, менеджер проектов и дизайнер-фрилансер. Надеемся, что их лайфхаки по тайм-менеджменту будут полезными и для вас.

Александр Александров, директор CRM-агентства 

Как планирует свои задачи

Я живу спринтами: для меня спринт в среднем составляет семь дней, включая выходные. Каждый понедельник формирую новый спринт на следующую неделю. В этот момент у меня уже есть бэклог задач и кандидаты на следующий спринт.

Где фиксирует все задачи

Использую Trello, «Календарь», заметки в TextMate, заметки на iPhone. В агентстве постоянно пробуем разные платформы, какие-то приживаются хорошо, какие-то по каким-то причинам перестаём использовать.

Например, у нас не прижилась Jira, но хорошо подошли Trello и Basecamp. Последний — вообще идеальный для постановки задач, сроков, ответственных.

По какому принципу расставляет приоритеты

Разные категории задач отмечаю своим цветом: presale, daily routine, PR, employees, marketing и другие.

В данный момент для меня важны задачи из категории presale: подготовка коммерческих предложений, тендеры, презентации, встречи.

Также в каждом инструменте могут быть свои пометки, указывающие на важность и срочность. Например, в почте есть специальная маркировка: красная звезда — важно сделать, восклицательный знак — принять решение в ближайшее время, знак вопроса — подумать. Почту всегда стараюсь держать в чистоте: идеально, когда во входящих нет висящих писем.

Известные тайм-техники, которые применяет в работе

Нравится приложение Focus Timer ㅡ это обычный таймер на 25 минут, в это время вы полностью сфокусированы на задаче и не отвлекаетесь на другие запросы и сообщения (лучше перевернуть телефон в беззвучном режиме и отключить все всплывающие окна на компьютере, особенно с сообщениями из мессенджеров).

В народе эту технику называют Pomodoro — в честь старого таймера в виде помидора.

Как учится делегировать

Чтобы выйти из операционки, надо в неё войти. Пока сам не почувствуешь это на себе, делегировать сложно (для меня). В моём случае самый успешный опыт делегирования — выстроенный финансовый отдел, он работает как совершенно самостоятельный орган, на него всегда можно положиться. Но всё это складывалось годами методом проб и ошибок.

Как борется с прокрастинацией

Понял, что очень помогает поставить себе установку: «Саня, давай вот пять минут, максимум десять минут поделай, а дальше как пойдёт». Как правило, процесс начинает тебя захватывать, и ты всё больше и больше погружаешься в работу. По завершению классно себя чувствуешь, гордишься этим, нет тяжести на душе от невыполненного дела.

От чего хочет частично отказаться для экономии времени

1. Соцсети: Facebook, Instagram, Twitter. Всё чаще и чаще ловлю себя на мысли, зачем я это всё так часто проверяю. Также считаю, что нужно потреблять меньше медиа, связанных с политикой, вместо этого больше читать отраслевых профессиональных ресурсов.
2. Встречи: их становится всё больше, 30–40% из них не несут ценности ни для бизнеса, ни для меня. Отказаться от них не получится, но уменьшить общее количество вполне реально.

Что повышает эффективность в течение дня

Главный фактор, который повлияет на мой следующий день, — здоровый сон. Мне важно спать минимум восемь часов и, более того, за два часа до сна не использовать в квартире яркий свет, использовать функцию на Night Shift на iPhone, а на компьютере ㅡ Flux.

Ложиться спать в 22:00. Если всё сложилось, следующий день будет суперпродуктивным. А ещё по утрам я стараюсь медитировать по Calm. Десять минут концентрации дыхания, тела и ощущений помогают зарядиться энергией.

Чек-лист от Александра

Валерия, менеджер проектов

Как и где планирует свои задачи

Все задачи я фиксирую в Trello. Я создаю несколько колонок: «Что нужно сделать», «Срочно!», «Спринт на неделю», «Готово». В понедельник в первую очередь занимаюсь распределением задач на неделю. Удобно, что в каждой задаче можно создать чек-лист и распределить ответственных, так что ни одна мелкая задача не пропадёт.

Отдельно хочу рассказать, как я пришла к такому формату планирования. Раньше мне нравилось выписывать все задачи в ежедневник, а потом их вычёркивать. Но было две проблемы:

Я пыталась максимально запихнуть все задачи в один день. Некоторые задачи перетекали изо дня в день, а иногда и вовсе терялись по пути.

Я не закладывала, что в рамках одной задачи может быть несколько ответственных, несколько подзадач, соответственно, у меня не было понимания, сколько потребуется времени, чтобы адекватно выставить дедлайн.

Затем я анализировала каждый рабочий день в тайм-трекинге Toggle и поняла, какими задачами я чаще всего занимаюсь в течение месяца и сколько у меня времени на них уходит. Так получилось выстроить более эффективную систему постановки задач (и сроков к ним) для самой себя.

По какому принципу расставляет приоритеты

Так как я веду несколько клиентов, у меня нет приоритетных или второстепенных задач. Важно всё, и моё внимание нужно всем. Но чтобы всё-таки расставить задачи в какой-то последовательности, я сначала стараюсь оценить финансовую пользу для компании. Например, лучше потратить несколько часов на апсейл текущего клиента: это будет в плюс и для компании, и для клиента.

Что делает, когда две задачи «горят» в один момент

Такое часто бывает. Важно не потерять свой внутренний баланс. Как бы банально ни звучало, но мне помогают дыхательные техники. Глубокие вдох-выдох, так несколько раз — и вот уже спустя пару минут возвращается трезвость ума, и ты начинаешь спокойно рассуждать, как лучше расставить приоритеты.

У каждой срочной задачи есть свой уровень сложности. Мне проще сделать в первую очередь срочную и несложную задачу и отдать результат клиенту, а затем приступить ко второй срочной, но более трудоёмкой задаче.

Как продакт-менеджеру мне проще, если я постоянно даю промежуточные отчёты клиенту. Он видит, что работа идёт, и не задаёт дополнительных вопросов.

Как меняет приоритеты, если прилетает что-то внезапное

В моём случае речь про тендеры. Обычно они сваливаются как снег на голову и внезапно встраиваются в твоё уже прекрасно составленное расписание.

Но всё-таки они бывают не так часто, поэтому нужно собраться, максимально быстро дать задания креативным специалистам, составить план работ по подготовке тендерных материалов, а затем без замедлений вернуться к текущим задачам.

Когда приступает к несрочным задачам

Бывают такие задачи, которые откладываются месяцами (это не вопросы клиентов, а какие-то внутренние истории). При этом их всё-таки нужно сделать.

Чтобы ничего не оставалось лежать в долгом ящике, для начала необходимо выявить причины, почему задача не выполняется.

Возможно, у меня недостаточно знаний в этой области или не до конца понятно, в чём суть задания. Я задаю себе вопрос: что можно сделать прямо сейчас, чтобы задача сдвинулась с мёртвой точки. Когда разберёшься с этим, становится морально легче приступать к задаче.

Не сходит ли с ума в моменты многозадачности

Возможно, прозвучит странно, но я обожаю режим многозадачности. Когда занимаешься разными проектами, твой мозг постоянно переключается и генерирует новые классные идеи. Открою такой лайфхак: старайтесь миксовать энергозатратные задачи (у меня это подготовка аналитики, тендеров) с теми, от которых вы максимально кайфуете. Тогда работа будет в радость.

Что оптимизирует, чтобы не тратить время

Меня очень отвлекает почта. Из разных планировщиков (Basecamp, Trello) летят бесконечные уведомления, и бывает сложно сфокусироваться на выполнении одной задачи, так как боишься пропустить что-то важное по другим.

Я настроила только личное упоминание меня в задачах: так я понимаю, что это срочное и важное и это сообщение адресовано именно мне. Почту же стараюсь проверять раз в час, не чаще.

Что повышает эффективность в течение дня

Музыка. Когда погружаешься в задачу и на фоне играет твой любимый плейлист, никакие внешний факторы не могут тебя отвлечь.

При выполнении нелюбимых задач я придумываю себе поощрения или меняю обстановку на более приятную: иду работать на веранду в кафе или покупаю любимый кофе.

Чек-лист от Валерии

Юлия, дизайнер-фрилансер

Как и где планирует задачи

Я вношу все задачи в Google-таблицу, ставлю напротив каждой дедлайн и помечаю каждую задачу определённым цветом.

1. Красный — срочная задача, к которой нужно приступить в первую очередь.
2. Жёлтый — задача, которая может подождать, но её всё равно надо сделать в ближайшее время.
3. Зелёный — готовая задача, по которой ещё могут быть правки и которая ещё не сдана.

Затем  убираю выделение с тех задач, которые полностью сданы и согласованы.

Таблицу я открываю с самого утра, как только сажусь за работу. Она отлично отображает весь фронт работ, и я могу держать всё под контролем. Таблицу я веду по принципу «новый месяц — новый лист».

Задачи Юлии в Google-таблице

По какому принципу расставляет приоритеты

Сначала срочные задачи по клиентам, к которым я прикреплена в агентстве. Затем тендеры, а затем внутренние задачи, по которым обычно нет чёткого дедлайна. Но если одновременно горят два проекта, я уточняю у менеджеров, какой делать первым, потому что они могут связаться с клиентом и всё-таки договориться о переносе сроков.

Как переключается с задачи на задачу

Для меня оптимально сначала сделать все маленькие задачи и правки (лучше утром), а потом уже спокойно приступать к большой задаче и заниматься ей до конца дня.

Как справляется с тем, что отвлекает

Больше всего меня отвлекают мелкие правки, которые обычно нужно делать срочно и которые прилетают в любое время дня и ночи. Как я уже отметила, постоянно переключаться — не вариант, поэтому я стараюсь «подкопить» правки, а затем вносить их все разом.

Как борется с прокрастинацией

Когда я чувствую, что совсем нет вдохновения для работы, открываю рассылку от Кирилла Олейченко: он собирает все новости дизайна за неделю: релизы работ, выдержки из книг, графические материалы и многое другое. Там обычно столько всего интересного и креативного, что остаться без вдохновения просто невозможно. Это и мотивирует включиться в работу.

Что повышает эффективность в течение дня

Хорошая музыка и шоколад. Наушники вообще помогают абстрагироваться от всех. А если попалась откровенно скучная задача (например, делаю стандартный макет строго по брендбуку), стоит потом приступить к чему-нибудь более интересному, чтобы расшевелить мозг.

Чек-лист от Юлии

Хотя мы не хотели перечислять известные всем техники по тайм-менеджменту, кое-что из «классики» всё-таки посоветуем. Иногда действительно сложно понять, что же мешает тебе быть эффективным и какие вещи больше всего тормозят рабочие процессы. Порой мы даже боимся признаться самим себе: да, это мешает мне жить, это мой личный пожиратель времени.

Немецкий эксперт по самоорганизации Кордула Нуссбаум не просто написала очередную книгу о тайм-менеджменте, а сделала рабочую тетрадь «Планирование» с упражнениями, вопросами, тестами для грамотного управления временем.

В течение дня тебе приходится заниматься множеством дел, которые можно выполнить менее чем за четыре минуты. Немного подумай и запиши все эти мини-дела. Или засеки, сколько времени тебе потребуется для определённых действий. Когда мы соприкасаемся с нелюбимыми делами, часто переоцениваем их масштаб и поэтому откладываем их на потом.

Далее вы выписываете свои четырёхминутные действия. После этого, как только возникает такая задача, вы делаете её сразу же. Таким образом, дело будет завершено сразу, а не будет откладываться на потом. Мелкие задачи не будут собираться в большой снежный ком.