Ви — законослухняний фрілансер і працюєте з серйозними замовниками за договором. Але коли клієнтів більшає, виникає потреба оптимізувати цей процес, щоб витрачати на підписання документів якомога менше часу та енергії.

Як це зробити, запитали СЕО Bot&Partners, юридичного інженера OpenDataBot Микиту Підгайного та керівницю юридичного департаменту торгівельного майданчику Zakupki.Prom.ua та сервісу електронного документообігу «Вчасно» Лесю Михаленко.

У яких випадках фрілансеру обов’язково потрібен письмовий договір?

Письмовий договір про надання послуг обов’язковий тільки якщо його вимагає клієнт або вам потрібно передати права на об’єкти інтелектуальної власності. У решті випадків можна обійтися без нього. Однак договір добре фіксує ваші домовленості. Це зменшить ризики конфліктів та допоможе дійти згоди, якщо вони все ж виникнуть.

Якщо ви листуєтеся з клієнтом поштою чи у месенджері і домовилися про суть робіт, платежі, строки та інші умови, по суті договір між вами є. Але якщо виникне спір, це важко буде довести в суді. А з письмовим — легше.

Договір має бути зрозумілим. Заплутані формулювання ускладнюють розуміння умов і погодження договору — доведеться витрачати час на те, щоб розібратись, що саме мала на увазі сторона, формулюючи незрозуміле речення. Тому пропишіть положення про обсяг робіт, оплату та конфіденційність так, щоб вам було зрозуміло. Тоді процес роботи буде прозорішим, а період очікування — чітко зафіксованими.

Чи можна створити шаблон договору для однакових типів робіт?

Коли умови роботи з різними клієнтами однакові, їх можна шаблонізувати. Ви можете сформулювати однакові умови співпраці для клієнтів, які хочуть замовити логотип, та розробити для них шаблон договору.

Наприклад, оплата 50% до початку проєкту та 50% після його завершення. Якщо під час прийняття проєкту клієнт захоче внести зміни, що потребують більше ніж 20% часу, який ви витратили на початкову розробку — можете виставити рахунок як за новий проєкт.

Можна зробити шаблон договору для кожного виду послуг. Однак будьте готові до того, що замовники захочуть внести зміни. Чим більша компанія, тим вища така ймовірність.

Що може бути не так з шаблоном договору з інтернету?

Договір може не відповідати вашим домовленостям з клієнтом. У такому випадку в ньому немає сенсу.

Перш ніж підписувати договір, прочитайте та змініть положення, які не відповідають вашим умовам роботи. Серед найважливіших — положення про обсяг робіт, оплату, конфіденційність та передачу прав.

Навіщо використовувати сервіси електронного документообігу?

Вони спрощують роботу з документами та звільняють від зайвої паперової тяганини. Ось які сервіси можуть стати у пригоді фрілансерам:

• Google Docs. Онлайн-редактор дозволить працювати над текстом документа та вносити виправлення разом із клієнтом, замість того, щоб постійно пересилати різні версії договору.
• База шаблонів. Зберіть всі шаблони договорів в одну папку на Google Drive чи Notion — це зекономить вам час на пошуки необхідного документу для замовника.
• Електронний цифровий підпис. Ви можете підписати документи віддалено та не витрачати час на друк паперових договорів і відправку їх поштою.

Підписання договору у паперовому vs в електронному вигляді

Класичний спосіб підписання договору, тобто у паперовому вигляді, є незручним, оскільки фрілансер може перебувати в іншому місті або навіть країні. У такій ситуацій процес розтягується на тижні.

Тому краще обрати електронний документообіг (ЕДО). Завантажити, підписати та надіслати документ можна за кілька хвилин. Підписану версію договору клієнт відразу отримає електронною поштою.

Як підготуватись до переходу на електронний документообіг?

Перейти на електронний документообіг зараз зовсім не складно:

• Спершу потрібно отримати електронний підпис фізичної особи (ЕП). Найпростіше зробити це через «ПриватБанк» або будь-який акредитований центр сертифікації ключів (АЦСК). Для оформлення ЕП знадобиться паспорт громадянина України та довідка про присвоєння ідентифікаційного номера. Повний список АЦСК доступний за посиланням.
• Далі потрібно змінити вже наявні договори — додати відповідні пункти і укласти додаткові угоди або нові договори з клієнтами, щоб підтвердити згоду на використання електронного підпису відповідно до статті 207 ЦК України.
• Також слід визначитись із сервісом електронного документообігу. Найзручнішими є онлайн-сервіси, які не вимагають встановлення додаткових програм. Ними можна користуватися з будь-якого девайсу.

Як вмовити контрагента перейти на електронні договори?

Звісно, треба бути готовим до можливого спротиву з боку замовників. Їм просто потрібно пояснити користь такого рішення. Крім швидкості, електронні договори мають низку переваг:

• Надійність — можливо, ви ніколи не бачили ані свого клієнта, ані того, як він фізично підписує договір. У суді буде важко довести, що ви співпрацювали саме з цим замовником. Використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та електронних документів нівелює цей ризик.
• Мобільність — ви можете підписувати договори з будь-якого куточку планети, де є інтернет, а також не прив’язані до доставки поштою.
• Гарантія безпечного збереження — підробити вже підписаний електронний документ неможливо, тому з клієнтом не виникне суперечок з приводу нових рядків у договорі або замінених сторінок.

Якщо контрагент не довіряє електронному підпису — його завжди можна перевірити на безкоштовних державних ресурсах. Наприклад, на сайті Центрального засвідчувального органу.

Джерело: vctr.media