Як організувати конференцію на 1500 учасників у форматі Zero Waste. Досвід IT Weekend Ukraine

  • 19 сентября, 13:06
  • 3739
  • 0

Під час найбільшого зовнішнього івенту SoftServe IТ Weekend Ukraine 2019 організатори застосували правило «reduce-reuse-recycle».

«Нашою метою було організувати масовий захід Zero Waste, подбати про екологічні замінники розхідних матеріалів під час конференції та віддати на вторинне перероблення усі матеріали, які до цього придатні. У результаті упродовж 12 годин, доки тривав захід, ми спродукували й передали для перероблення 67 кг пластику, 14 кг паперових стаканчиків та 3 кг паперу. Це стало значним прогресом у порівнянні з тогорічними показниками», – розповідає Yulia Tarkovska, CSR Specialist у SoftServe.

Як організувати конференцію на 1500 учасників у форматі Zero Waste. Досвід IT Weekend Ukraine

Щоб організувати подію в екоформаті, варто заздалегідь зрозуміти, від чого можна відмовитись, що варто покращити, та як зробити це максимально зручно для гостей. Давайте  дізнаємося, як це було на IТ Weekend Ukraine 2019.

Комунікація

Організатори IT Weekend Ukraine заздалегідь проінформували учасників конференції про намір провести захід у форматі «нуль відходів» та запросили долучитись до запланованих активностей. Таку комунікацію повторили й на етапі активної підготовки, напередодні події та додатково нагадали про встановлені правила вже під час самого заходу.

Аби заохотити гостей конференції до подальшої участі в екологічних ініціативах із ними поділилися спільними результатами та розповіли невеличкі лайфхаки для більш дбайливого ставлення до довкілля.

Квитки

Друкувати квитки зовсім не обов’язково, сучасні сканери зчитують штрих-коди та QR-коди з екранів мобільних телефонів. Про це учасників проінформували заздалегідь і лише кілька із них все ж таки вирішили видрукувати свої квитки. До того ж, усі партнери івенту підтримали ініціативу організаторів та відмовились від друкованого роздаткового матеріалу на користь інтерактивного контенту.

Кейтеринг

Найекологічнішою опцією для обіду є використання керамічного посуду на заміну одноразовому. Це справді зручний формат для камерних заходів із невеликою кількістю гостей. Але перед організаторами IT Weekend Ukraine постав виклик продумати швидкий і зручний обід для 1500 людей, тому вони вирішили зупинитися на порційній видачі готових ланч-сетів. Було використано паперові ланч-бокси та дерев’яні столові набори, які можна повністю утилізувати.

Як організувати конференцію на 1500 учасників у форматі Zero Waste. Досвід IT Weekend Ukraine

Зовсім відмовитись від пластику на таких івентах важко, проте організатори подбали, щоб його кількість була мінімальною: промаркували всі одноразові пляшки з водою проханням використовувати їх повторно впродовж заходу та наповнювати водою з кулерів, які у достатній кількості були розташовані у всіх залах на локації.

Аби зменшити кількість використаних одноразових паперових стаканчиків та пластикових пляшок гостям запропонували принести свої багаторазові пляшки для води та горнятка, які можна було використовувати під час івенту. Такі активні відвідувачі отримували солодке заохочення.

Сортування на локації

Важливим є вдале розташування сортувальних острівців, аби вони рівномірно покривали всю територію. Більшу увагу слід звернути на місця, де передбачувано буде найбільше скупчення гостей та фуд-корти. Кожен контейнер для сортування сміття краще розташовувати у видному місці, з вільним доступом для технічного персоналу та зрозумілим маркуванням: інструкціями для тих, хто лише робить перші кроки у сортуванні.

Організатори використали розбірні картонні контейнери. Такі бокси для сортування вторинної сировини гарно виглядають та доволі зручні для зберігання до повторного використання.

Утилізація сміття

Важливим є вибір підрядника для утилізації усього зібраного сміття. Варто провести попереднє дослідження, аби обрати відповідальну компанію, яка правильно передасть вторсировину на перероблювання. Вибір серед екологічних волонтерських рухів, громадських активістів та ініціатив чималий і консультацію отримати не важко. Організатори IT Weekend Ukraine скористалися допомогою та послугами громадських організацій «Зелений птах» та «Зелена коробка». Також їм вдалося знайти компанію, яка виготовить з банерів конференції рюкзаки та бананки, які можна використати як сувеніри.

Як організувати конференцію на 1500 учасників у форматі Zero Waste. Досвід IT Weekend Ukraine

Errors and failures

IT Weekend Ukraine став першим масштабним заходом, який у SoftServe організували у форматі Zero Waste. Звісно організаторам не вдалося передбачити усі нюанси, тому були і деякі прорахунки:

☘ попри наявність контейнерів для усіх видів відходів, варто подбати про достатню кількість контейнерів для змішаного сміття

☘ детальний інструктаж для cleaning personal не буде зайвим

☘ не усі матеріали мають екологічну альтернативу, наприклад не вдалося знайти альтернативу для святкового феєрверка з конфеті (можна радити у коментарях, чим це можливо замінити).

Досвід цього івенту показав, що Zero Waste формат для масштабних зовнішніх заходів не просто можливий, а потрібний. Адже заплановане – спрацювало, а відвідувачі конференції активно та відповідально поставились до прохань та пропозицій організаторів.


0 комментариев
Сортировка:
Добавить комментарий

IT Новости

Смотреть все