Окрім закладів, барів та салонів, від карантину потерпають люди, чия робота полягала у створенні комфорту всередині компаній. Коли українські агенції зачинили свої офіси на карантин, багато офіс-менеджерів та адміністраторів залишилися без роботи.

Під час одного з антикризових ефірів Андрій Федорів розповів, що для його агенції першочергове завдання — зберегти кожного співробітника під час карантину. Розповідаємо, як бариста, старша адміністраторка та офіс-менеджерки змінили професії всередині Fedoriv Agency на час карантину.

Анастасія Філіпенко, операційна директорка

На першому тижні карантину ми зрозуміли, що криза буде глибшою, ніж здається. Клієнти вважають Fedoriv Agency своїм стратегічним маркетинговим партнером, тож за умов, коли події у світі розвиваються так швидко та драматично, брендам потрібні зміни тут і зараз. Ми швидко відчули, що перевантажені.

Наша агенція складається з 5 команд. Кожна з них працює з різними клієнтами, і в кожної з них роботи стало в 2-3 рази більше. Нічні повідомлення в чатах проєктних менеджерів з проханнями про допомогу стали нормою. Ще трохи і ми почали б вигорати.

Ми шукали варіанти, як швидко виправити ситуацію. Зрозуміли, що у нас є частина команди, у якої роботи стало об’єктивно менше, – це back-офіс. Через те, що офіс закрили на час карантину, старша адміністраторка, дві офіс-менеджерки та бариста фактично залишилися без роботи.

Першого тижня від початку карантину я провела інструктаж для дівчат з команди офісу. Пояснила, що в цій ситуації доведеться адаптуватися. За пів дня я навчила їх використовувати нашу CRM і канбан-дошку, де бізнес-команди передаватимуть їм завдання. Вже за тиждень один з юнітів почав активно залучати дівчат до розшифровки аудіоінтерв’ю для стратегів. Завдання почала давати й директор з розвитку: потрібно було шукати людей у соцмережах для промо та заносити ліди у CRM-систему. Це був лише один з п’яти юнітів, але приклад однієї команди надихнув інші 4 юніти шукати завдання для дівчат з back-офісу.

Ще через один тиждень всі в агенції звикли до такого «нового відділу». А коли стратегам прилітала задача проаналізувати карантинні тренди рекламного ринку або протестувати зручність мобільного додатку, вони швидко підключали back-офіс. Зараз дівчата виручають усю компанію: проєктних менеджерів, директора з розвитку, стратегів і мене, операційного директора. Якщо в нашій агенції погіршиться фінансова ситуація, тоді ми зменшимо зарплати всім співробітникам в рівній мірі. Але ми нікого не кинемо: ні людей з back-офісу, ні людей з бізнес-команд. Це наша позиція.

Олена Манжос, бариста

У мене було найкрутіше робоче місце: кавомашина, три вітрини зі смачненьким і комп’ютер. Я знаю, хто з команди любить десерти зі згущеним молоком, хто з заварним кремом, а хто чекає, коли нам привезуть пюре з котлетами. Намагалася, щоб усі були задоволені: вегани, вегетаріанці, ті, хто на правильному харчуванні, та ті, кому не можна лактозу.

Зараз я почуваю себе максимально далеко від своїх колишніх обов’язків. Наприклад, нещодавно займалася розшифровкою інтерв’ю для стратегів. Може здатися, що переводити аудіо в текст — це просто, але це дуже монотонна робота.

Оскільки моя попередня робота не передбачала роботу з текстом, перший запис тривалістю 1 годину 40 хвилин я розшифровувала протягом 20 годин. Це був запис розмови із фахівцем з DevOps, тому я мала на слух розібрати багато незнайомої термінології та назв невідомих мені компаній.

Від сидіння за комп’ютером боліла спина, пальці та лікті. Але я розуміла, що це дрібниці в порівнянні з обсягом роботи інших співробітників.

Окрім розшифровок, я писала матеріали: мені доручили написати інструкцію для працівників агенції, що робити і куди дзвонити, якщо є підозра на коронавірус. Згодом я написала для команди матеріал про те, як підписати декларацію з сімейним лікарем.

Маша Суботіна, офіс-менеджерка

Коли ми йшли на карантин, я боялася, що роботи стане менше, адже усі мої задачі були зосереджені в офісі. Коли нам почали давати зовсім нові для мене завдання, довелося докласти додаткових зусиль, щоб звикнути. Я аналізувала зручність мобільних додатків наших клієнтів, збирала аналітику, будувала діаграми для презентацій, а буквально за пару годин я навчилася працювати в Keynote.

Свої нові обов’язки я поєдную з основними задачами по офіс-менеджменту, як-от відправка документів чи подарунків клієнтам. Аналітика та проведення глибинного інтерв’ю завжди були для мене близькими поняттями, бо я вчилася на соціолога. З того часу багато чого забула, тож у мене з’явилася можливість попрактикуватися.

Зараз мій робочий день відрізняється від докарантинного періоду тим, що я можу працювати на дивані, хоча потім страшенно болить спина. За півтора місяці я зробила багато аналітичної роботи, стала більш посидючою. Тепер навіть обідати не піду, поки не доб’ю завдання.

Руслана Королевич, офіс-менеджерка

До карантину до моїх обов’язків входило буквально все, що можна. Відкрити двері співробітнику, який забув свій пропуск, та організувати івент під ключ. Коли почався карантин, довелося адаптуватися до Zoom та телефонних дзвінків. Я брала слухавку всюди: у машині, сидячи між грядками на городі чи готуючи вечерю. Домашня атмосфера мене дезорієнтувала.

Розшифровка інтерв’ю зводила мене з розуму, бо іноді займала 12 годин. А ось створювати діаграми у Keynote для клієнтських презентацій мені сподобалося. Ще однією зоною відповідальності стала робота з лідами. Аби допомогти директору з розвитку, я заносила контакти лідів агенції до CRM-системи. Цікаво було спостерігати, з якими запитами та ідеями приходять клієнти до Fedoriv Agency.

Протягом карантину я точно прокачаю скіл «багатозадачність», бо паралельно працюю за ноутом і прибираю квартиру. Крім цього, на карантині я прокачала скіл «максимального терпіння» — це коли мама приготувала борщ і кличе їсти, а тобі дають ще одне термінове завдання по роботі.

Наталія Литвин, старша адміністраторка

До епідемії я допомагала організувати життя команди в офісі, відповідала за комфортну ауру. Коли дізналася про закриття офісу на карантин, почала непокоїтися, що я і мої дівчатка залишимося без роботи. Насправді все обернулося навпаки: ми стали найпотрібнішими людьми на карантині. Тепер ми беремо участь у всіх процесах.

За час карантину у мене з’явилося багато дійсно крутих завдань: я допомагала бізнес-юнітам з проєктами, допомагала із залученням нових клієнтів для Fedoriv Agency.

Серед моїх задач: аналізувати ринок e-commerce, створювати таблиці в Miro та офорляти клієнтські презентації, допомагати директору з New Business вести таблицю з «паролями і явками» клієнтів: їхні посади та лінки у соцмережах.

Адаптація до нового формату роботи далася легко. До цього я працювала віддалено, тож моє робоче місце було будь-де, де можна підключити ноут до розетки: в офісі, у кафе, вдома. За місяць я полюбила віддалену роботу, тому що робочий день можна почати в піжамі з кавою о сьомій ранку, а в середині дня можна відволіктися на медитацію.

Джерело: vctr.media