Автор: Дерек Гибб, Engagement management, DataArt

Простые правила самоорганизации иногда позволяют экономить по два часа каждый день, не перерабатывать без крайней необходимости, быстрее справляться со срочными задачами и, что очень важно, меньше нервничать.

Держите календарь актуальным. Проверяйте список дел дважды в день, например, утром перед началом работы и после обеда. Уточняя расписание, задайте себе вопрос: нужно ли идти на конкретную встречу, что даст вам присутствие на ней и чем вы сможете помочь другим ее участникам, не будет ли запланированное дело пустой тратой времени.

Отведите 10 минут на составление списка дел. Потратьте девять минут, чтобы записать to-do list, и одну минуту на приоритизацию задач. Выделите неотложные дела и убедитесь, что в качестве приоритетов действительно выбрали все самое срочное, а не то, чем хочется поскорее заняться.

Используйте таймбоксинг. Отведите каждой задаче определенное время и постарайтесь уложиться в собственный план.

Не отвлекайтесь. Внезапно переключая внимание, вы теряете больше всего времени. Если сконцентрироваться сложно, постарайтесь разобраться, что именно отвлекает вас от работы. Выделите на это время — вы будете гораздо меньше переживать, зная, что сможете разобраться с источником беспокойства уже по расписанию.

Оключайте нотификации. Если вы не на каком-то важном дежурстве и хотели бы сосредоточиться на объемном куске работы, требующем погружения в проблему, закройте мессенджеры. Проверяйте уведомления в почте, MS Teams, телефоне и Skype раз в час: этому можно отвести целых десять минут в конце каждого часа. Этого достаточно, чтобы ответить на срочные сообщения. Звучит немного пугающе, но почти любое дело может подождать 50 минут. Исключения — большая редкость.

Осторожнее с любителями поболтать. Люди достойны внимания: если у коллеги возник вопрос или он просто хочет поделиться наболевшим, его лучше выслушать и постараться помочь. Однако нет ничего оскорбительного в том, чтобы уточнить, насколько срочной реакции требует внезапная проблема. Если определенный человек забирает слишком много вашего времени, к сожалению, придется обозначить границы — у вас могут быть не менее срочные дела.

Планируйте встречи. Перед каждым созвоном определите, что хотите получить от разговора, чем поделиться, какую проблему решить. Действуйте, согласно намеченному плану. Если вы выполнили все задачи быстрее, не стесняйтесь закончить разговор раньше. Если не вы инициировали встречу, но ваша помощь на ней уже явно не понадобится, вполне прилично извиниться и переключиться на неотложные дела.

Делегируйте. По возможности, старайтесь передать задачи тем, кто сможет выполнить их лучше и быстрее вас. Убедившись, что собственный график коллеги позволяет взять на себя дополнительную нагрузку, максимально подробно объясните, что именно нужно сделать и какого результата вы ждете. Дайте 20 минут на осмысление задачи и спросите, не нужны ли уточнения. А в конце не забудьте совместно оценить результат.

Не будьте перфекционистом. Всегда есть соблазн подольше повозиться с интересным заданием, даже если это идет в ущерб остальной работе. Но все же постарайтесь вовремя ставить точку. Посмотрите, что уже сделано, и поинтересуйтесь у коллег, соответствует ли результат их ожиданиям. Если да, можно переходить к следующей задаче.

Не теряйте время, дожидаясь других. Если вы не сможете продолжить работу, пока не получите результата от коллеги, предупредите об этом. Договоритесь в самом начале, к какому моменту вам потребуется его часть работы. Когда пройдет 80 % отведенного на задачу времени, убедитесь, что все идет по плану.

Чтобы придерживаться собственного плана, совсем необязательно быть резким, обрывая собеседника на полуслове или отказывая коллегам в помощи. Главное, оставаться последовательным и не забывать отводить время, в том числе, и на небольшие задачи.