Автор: Никита Торубка, советник, руководитель практики IТ-права MORIS

Юридический аудит проводится инвестором до заключения сделки для выявления возможных рисков и снижения цены или обязательства собственника исправить недостатки до сделки. Реже проведение аудита инициируется владельцем бизнеса в рамках подготовки к получению инвестиций или внутренним юротделом с привлечением независимого подрядчика как плановое мероприятие.

Систематический юридический аудит поможет убедиться в «здоровье» IT-бизнеса и позволит владельцу всегда иметь Helicopter view его юридической составляющей.

Если останавливаться подробно на всех аспектах проведения процедуры для каждого типа IT-бизнеса, то этот материал будет больше похож на книгу, поэтому остановлюсь только на ключевых моментах и добавлю несколько нюансов для остроты.

Материал разбит на разделы, обычно совпадающие с этапами при проведении юридического аудита перед покупкой или продажей IT-бизнеса.

Корпоративная структура

Большинство молодых компаний в IT имеют разрозненную структуру собственности. Оплата за услуги может приниматься на различные, как правило, не связанные компании или счета предпринимателей-единщиков. Оплата подрядчикам и сотрудникам может осуществляться из других компаний, а активы хаотично распределяться между владельцами бизнеса или их родственниками.

Такая структура собственности подвергает всех участников множеству довольно бессмысленных рисков. Начинается все с периодических прогонок средств через счета физических лиц как для получения оплаты за услуги, так и для последующего предоставления финансовой помощи компании, что в будущем может иметь определенные налоговые последствия для всех. Вряд ли вы сможете хоть как-то уговорить инвестировать в такой бизнес.

Как показывает практика, для успешных инвестиций корпоративная структура бизнеса должна быть вертикально интегрированной. Вертикальной структурой собственности можно назвать одну компанию, аккумулирующую на себе все активы, получающую и отправляющую платежи, то есть сочетающую в себе операционные и холдинговые функции.

К сожалению, украинские компании, как правило, выступают лишь в качестве R&D центров, ведь инструментарий привлечения инвестиций в Украину является крайне ограниченным. Именно поэтому следующим шагом развития IT компании-новичка становится инкорпорация за рубежом. Здесь не существует универсального рецепта, ведь страна регистрации компании должна избираться с учетом целого ряда критериев, среди которых: легкость ведения бизнеса и открытия счета, развитое корпоративное законодательство, умеренная налоговая нагрузка, инвестиционная привлекательность и развитость рынка для продукта или услуг, возможность создания присутствия (Substance).

Структурировать бизнес лучше заранее, чтобы потом юристы потенциального инвестора не выявляли «приятные» неожиданности, как то неоплаченный уставный капитал, отсутствие согласия жены на продажу акций или факт регистрации торговой марки на бывшего партнера.

Инвесторы, акционеры, партнеры и корпоративный договор

Партнеры — это ваша поддержка и сила на старте. Для того чтобы человеческий фактор не помешал развитию бизнеса и для сохранения хороших отношений, озаботьтесь закреплением ваших договоренностей на бумаге. Вы можете заключить «джентльменское соглашение» в начале сотрудничества, но перенести эти условия в корпоративный договор при регистрации компании.

При регистрации компании заключение корпоративного договора между акционерами крайне желательно. Вы будете уверены, что каждый принял единые правила игры и имеет инструмент решения любого спора.

Наличие корпоративного договора ускорит процесс получения инвестиций, ведь всегда легче согласовать некоторые изменения в существующем корпоративном договоре, чем писать новый договор с будущим акционером с нуля.

Правоотношения с работниками и подрядчиками

Договоры с менеджментом

Характерными условиями для договоров с руководящим составом компании могут стать установленные KPI и условия получения опционов. В теории это довольно просто: четко устанавливаете условия и вознаграждение за их выполнение или штраф за провал. К сожалению, сложности с KPI возникают на стадии согласования. Я только могу порекомендовать устанавливать KPI максимально четкими и реальными.

Опционы — это право получить определенную долю компании при выполнении определенных условий, например, по завершению двух лет работы. Однако для реализации этого механизма вам понадобится иностранная компания (например, Англия или США), поскольку законодательство Украины такого механизма не предусматривает.

Договоры с работниками и ФОПами

Договор должен быть кратким, информативным, структурированным. Работник и исполнитель должны понимать срок договора, свои обязанности, права, условия оплаты, условия для прекращения договора. Допускаются пункты и разделы, носящие информативный характер, но это не должны быть копии норм закона. Каждый сотрудник будет благодарен вам за такой подход.

Договоры с подрядчиками (компаниями)

Уделите особое внимание предмету договора и обязанностям подрядчика, четко определите механизм расторжения соглашения на различных стадиях, установите компенсации за нарушение важных условий договора.

Важные нюансы, которыми пренебрегают

«Лишнего в договоре не бывает» — табу. Громоздкие и сложные для понимания договоры должны исчезнуть как явление. Вы всегда можете проверить это, просто укажите вашем юристу на любой пункт договора, и он очень четко должен объяснить, для чего это в договоре и какие негативные последствия повлечет его удаление. Ответы «это норма закона» или «это стандартный пункт договора» означает одно из двух: юрист и понятия не имеет, для чего этот пункт, или этот пункт действительно ничего не значит.

Исключите из договоров все пункты и разделы «на запугивание» — это все, что не соответствует требованиям украинского законодательства. Речь идет о размерах штрафов за нарушение условий договора, которые никогда не будут взысканы: запрет на переманивание сотрудников, запрет на конкуренцию и другие. Считайте это просто дурным тоном.

Существуют еще три важных раздела в договорных отношениях, о которых мы поговорим отдельно — это обработка персональных данных, правила работы с конфиденциальной информацией и интеллектуальная собственность.

Правоотношения с клиентами

Если вы — продуктовая компания или представитель электронной коммерции, позаботьтесь о том, чтобы публичную оферту, размещенную на сайте, понял каждый — вы пишете ее для людей.

Если же вы заключаете соглашение с каждым клиентом отдельно, советую иметь несколько шаблонов договоров для различных видов клиентов. Для рядовых клиентов подготовьте контракт, который хорошо защищает вас от произвола и капризов клиента. Для VIP клиентов имейте под рукой упрощенный вариант, например, можно убрать пункты о штрафных санкциях в случае преждевременного терминирования договора или другие условия, от которых вы согласны отказаться ради клиента. Ваша цель — подготовить контракт, вычитка которого займет минимум времени у клиента и побудит к минимальному количеству правок с его стороны. Это сложно, но возможно, попробуйте.

Интеллектуальная собственность

Интеллектуальная собственность — важный актив для любого IT бизнеса.

Обычно, процесс регистрации торговой марки (далее — ТМ) занимает довольно значительное время, ТМ регистрируется одновременно в нескольких юрисдикциях и, как следствие, за период регистрации одного знака компания может провести ребрендинг и изменить логотип или название. Регистрация ТМ и других объектов ИС значительно облегчит учет и пригодится при привлечении инвестиций.

Думаю, что не стоит объяснять, насколько важно для продуктовой компании иметь права на продукт. Каждый продукт не является статическим, а постоянно обновляется, поэтому подтверждающие документы об авторских правах на него (не только код, но и на визуальную составляющую) должны обновляться с каждой версией продукта.

Для аутсорсингового бизнеса важно донести клиенту, какая именно часть кода будет создана для заказчика from scratch, а где будет задействован open source code или какие дополнительные лицензии будут использовано.

Тренинги по основам ИС помогут наладить правильную коммуникацию с разработчиками и дизайнерами, в частности, для ведения реестра лицензий на софт, используемый для создания внутреннего продукта или по заказу клиента.

Защита информации и персональных данных

Шаблонные NDА не защищают, а запретить говорить все — нереально. Каждый работник должен иметь доступ только к той информации, которая необходима ему для выполнения своих обязанностей. Каждый должен быть четко проинформирован о статусе такой информации и правилах обращения с ней. И перестаньте совать NDA каждому на входе в офис — это смешно.

Несмотря на то, что украинское законодательство далеко от европейских санкций и правил, но оно все-таки есть. И действительно, забота о персональных данных ваших сотрудников и клиентов — это обязанность каждой компании, которая ценит свою репутацию. Знали ли вы, что для установления камер наблюдения, систем доступа по биометрическим данным и определенного программного обеспечения, отслеживающего действия сотрудника, вы обязаны соблюсти ряд юридических процедур?

Персональные данные за пределами Украины

Думаю, что все тысячу раз слышали разные аббревиатуры, но уверены, что те штрафы только для Google или Facebook. Предлагаю вам «обновить страницу», ведь штрафы за нарушение правил обработки персональных данных уже давно применяются и к совсем небольшим компаниям. Главное, что вам нужно узнать — чем раньше вы поставите себе задачу соответствовать правилам обработки персональных данных, тем дешевле это вам обойдется.

Быть готовым ко всему

Те, кто еще не сталкивался с обысками, налоговыми проверками, проверками на соблюдение трудового законодательства и прочими прелестями украинской IT реальности, обычно думают, что это их никогда не коснется, но все бывает в первый раз.

Если вы не готовы к спонтанному вторжению людей в масках, то, как следствие, ваш бизнес может быть парализован минимум на неделю, а убытки будете подсчитывать довольно долго. Некоторые представители IT-индустрии пошли дальше базовых мер безопасности, например: все компьютеры в офисе являются терминалами и не хранят информации на физических носителях, реализованы программные средства для дистанционного удаления всей информации с мобильных устройств, инсталляция шифрования программного обеспечения на все машины, дистанционное расторжении связи с облачными хранилищами и блокировка всех машин.

Для чего такие сложности?

Для того, чтобы даже в случае выемки всей имеющейся техники, все смогли продолжить работать с других машин сразу после завершения следственных действий и были уверены, что защитили чувствительную информацию.

Если не проводить постоянные тренинги на случай визита представителя инспекции по труду и не делать периодический аудит всей документации, касающейся трудовых договоров, договоров подряда и всей сопутствующей документации, то у вас обязательно найдут нарушение и выпишут штраф.

Вместо заключения

Соблюдение этих и других правил можно сравнить с регламентным техническим обслуживанием для машины: можно и без него, но недолго.