Добрый день. Не знаю, актуален ли еще поиск, но хочется посоветовать конкретную срм-ку - Perfectum CRM+ERP. Под Ваши критерии подходит по всем параметрам. При этом ничего лишнего не будет в ее составе. Соответствие такое:
1. работа онлайн.
2. добавление клиентов.
3. объединение клиентов в группы и категории.
4. также есть модуль внесение расходов и формирование их в отчеты ежемесячные.
При этом это отечественная компания, и цены соответственно приемлимы для малого бизнеса. 

Я когда за сайтом в Extrit обращался они мне навязали amoCRM, очень удобная система и хорошо генерирует работу всей команды + вся информация по клиентам в открытом доступы и найти все можно в 1 клик. Как относительно недавний любитель писать все на листочке, яростно рекомендую. Время экономится очень сильною

Курсы программирования и требуют внешнюю СРМ за малые деньги.. Я бы порекомендовал вам самим написать что-то свое. Будет дешевле и понятнее. Все СРМ требую времени, денег, настройки и т.д. Поверьте, приобретете себе геморрой, если не будет человека который это будет обслуживать.

Какое программное обеспечение самое лучшее? Есть различные варианты программного обеспечения для CRM, так что трудно сказать, какой из них является «лучшим». Но AtemisCloud CRM | Маркетинг | Управление | Проекты | Финансы | RH моя рекомендация для стартапов по этим причинам: 1. Широкий спектр модулей: мы предоставим вам 54 модуля в 6 отраслях: CRM, маркетинг, управление, проекты, финансы и HR, которые удовлетворят все ваши потребности. 2. Изготовление на заказ: наше программное обеспечение имеет полную настройку всех функций, которые вам нужны, так что вам не придется устанавливать другие приложения. 3. Быстрая интеграция: приложение сразу же готово к использованию. Кроме того, оно очень простое в использовании, по сравнению с другими программными обеспечениями CRM. 4. Умеренная цена: Atemis Cloud несомненно является современным и совершенным программным обеспечением CRM с гораздо более низкой ценой по сравнению со всем рынком.

Если рассматриваете систему для небольшой команды, то можно попробовать bpmonline. Систему можно легко настраивать под любые задачи

У вас небольшой список функционала и платить за лишний, неиспользуемый вы, разумеется платить не хотите. Почему бы не запилить небольшую CRM на заказ? У меня похожая ситуация просто была и я предпочел выбрать Zoomia CRM. Вышло недорого, т.к. CRM небольшая, зато со всем необходимым функционалом и удобная.